在Excel2007中巧用关联列表减轻数据录入工作量

   建立各种报表是Excel2007中最常见的一种应用，用户不但要保证录入的数据准确规范，还要尽量避免数据的重复录入。这个时候如果能将一些常用的数据放入工作表中，供其他工作表随时调用，不但能保证准确的录入数据，还可以有效的减轻用户的录入工作量，真是一举两得。下面我们就以录入职称与对应的姓名为例来介绍这种方法的实施步骤。

 第一步 建立分类数据源

     首先按如图1所示格式建立名为“职称信息”的工作表，根据员工的职称类型（高级、中级、初级、其他，分别在A、B、C、D各列输入拥有相应职称的员工姓名。然后选中高级职称员工姓名所在的A列，在工作表的“名称”框内输入“高级职称”字样。回车后按相似方法操作，将其余各列命名为“中级职称”、“初级职称”和“其他”，完成后将工作簿保存备用。

 第二步 建立录入列表

     假如有一个Excel报表需要录入员工的职称和姓名，可以将其复制到“职称信息”工作簿的空白工作表里。然后选中需要输入“技术职称”的单元格区域（例如C2:C150），单击Excel 2007“数据”选项卡中的“数据有效性”按钮，选择菜单中的“数据有效性”打开图2对话框。选择“设置”选项卡“允许”下拉列表中的“序列”，在“来源”框内输入“高级职称,中级职称,初级职称,其他”。最后选中“对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改”，对“技术职称”单元格区域启用上述设置。
     接下来继续选中需要输入员工姓名的单元格区域（例如B2:B150)，按相同方法再次打开“数据有效性”对话框。选择“设置”选项卡“允许”下拉列表中的“序列”，在“来源”框内输入“=INDIRECT（C2）。

 第三步 快速规范录入
 
     以后操作完成后，就可以在报表中快速规范录入数据了。首先选中C列的某一单元格，单击下拉按钮打开列表选择某一职称（例如“高级职称”)，接着选中同一行中位于B列的单元格，即可从高级职称的员工姓名列表中选择姓名输入单元格。
     小提示：使用此法录入数据时，必须先选择技术职称，然后才能选择对应的员工姓名，否则姓名下拉列表中不会显示任何内容。

 图1 创建职工表

 图2 “数据有效性”对话框