WPS Office2007 简单公文编辑（下）

作者：bntrees  转自WPS官方论坛（bbs.wps.cn）

WPS Office2007 简单公文编辑（上）

　　第二种方法：修改默认模板法

　　用第一种方法只能修改页面设置，如果想同时修改一下默认文档的字体、字号或者其他更多的信息，就无能为力了。让我们看看第二种方法——修改默认模板法。

　　其实，每次启动WPS文字时，都会调会默认模板“normal.wpt”，这个模板位于“C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Kingsoft\Office6\templates”目录下，用WPS文档的“打开”功能，直接找到并修改这个文档，你把它修改成什么样子，下载启动WPS文档时，新建文档就是什么样子。不过，有一点必须注意：这个文档不能用双击的方法打开，双击它的话，会以它为模板，生成一个新的文档。除了用WPS文字的“打开”功能外，你也可以在资源管理器用右击该模板，并在右键菜单中选择“打开”，同样可以对其进行编辑。

　　第三种方法：修改右键新建样式

　　用上面提供的两种方法，可以把WPS启动时生成的新文档自定义为任何样子。但也许你更习惯在桌面空白处右击鼠标，并选择“新建→WPS文字文档”这样的方法来新建WPS文档。无论你先前如何设置，你会发现它们对这样新建的文档完全没有效果，你新建出来的仍然是老旧的A4纸、五号宋体字。这时，你不必遗憾，请将先前制作好的normal.wpt文档复制一份，然后进入WPS Office2007 安装目录下的“2052”目录（个人版默认为：C:\Program Files\Kingsoft\WPS Office Personal\office6\2052）,看到一个名为“newfile.wps”的文件了吗？删除它，再按一下CTRL+V,将刚刚复制好的 normal.wpt粘贴进来，并将其改名为“newfile.wps”（注意，连扩展名也要改！）。再到桌面用鼠标右键菜单新建一个WPS文件，打开看看，是不是也变成了你所设置好的默认模板了？

　　其实，在这个目录下，你还会发现newfile.et、newfile.dps，它们分别是WPS表格和WPS演示的右键新建文档的模板文件。怎么样？是不是有些跃跃欲试了？那就赶紧下手吧。

　　三、公文模板的制作

　　用上述办法，可以定制默认模板，那么，就让我们来做一个标准公文的模板吧。

　　首先是进行页面设置。从“文件”菜单中选择“页面设置”，或直接用鼠标双击横标尺前面的空白出，调出“页面设置”对话框，按照公文的标准要求进行设置。目前的公文推荐使用A4纸，但也有很多机关喜欢用16开，诸如此类的设置我们在初级教程中已经掌握了，需要说一下的是，标准公文对每一页的行数、每一行的字数都是有严格规定的，我们可以在“文档网格”中加以设置。如科4所示，如果是16开纸型，选中“指定行和字符网格”，然后再设置为每行25字符，每页20行，就比较符合规范了。

图4

　　页面设置完成后应该插入页号了。为体现节约办公，目前大多数单位都要求文档双面打印，并且规范页号在页脚的外侧，也即逢奇数页在右侧，逢偶偶数页在左侧。这一点也很容易实现，从“插入”菜单中选择“页码”，并在“对齐方式”选项中选择“外侧”即可（如图5）。

图5

　　WPS文字内置了很多页码格式，但很遗憾，都不符合新的公文标准。公文标准中要求页码用四号宋体字，并且左右各有伴个破折号。虽然WPS文字内置了形如 “-1-”的页码样式，但页码左右的短线太短了，并不符合要求。因此在图2-05中，我们选择了纯粹的阿拉伯数字，为的是方便修改。再起点击菜单中的“视图→页眉和页脚”激活页眉和页脚（也可以直接用鼠标双击页号），把光标定位在页号所在位置，在页号左右各手中输入半个破折号（点一个汉字位置），然后将其设置为四号宋体字。

　　纸型和页码设置好以后，我们该设置文字部分了。首先是文章的总标题，由于我们是在制作模板，索性就在文档的第一行输入“总标题”三个字吧，把它设置为二号小标宋体，并且居中。注意，有些人喜欢将标题加粗，以示强调，其实这并不符合公文标准的要求，总标题设置为二号小标宋体已经足够醒目了，不必再加粗。总标题下面空一行，然后输入受文单位，这里我们就输入“受文单位”四个字吧，将其设置为三号楷体，并且顶格写，后面再加一个冒号（：），回车。接下来就是正文了，我们就输入“文章正文”四个字吧，设置成三号仿宋，并在“段落”属性中设置成首行缩进2字符。注意在“段落” 属性中还要将“段间距”设置为1倍行距，并勾选“如果定义了网格，与则网格对齐”（图6）。

图6

　　正文结束后，就应该是落款了。落款用与正文一样的三号仿宋字，但不同的是，落款位置是在页面的中间偏右的位置，且落款与落款时间上下要对齐。这里用到“首行缩进”前提下的“居中对齐”？对了，这里刚好用到它。在需要落款的位置，用鼠标拖动横标题上的首行缩进标志到适应的位置，输入“落款单位”，再按两次回车（即输入一个空行），插入落款时间（如果要插入当前时间，可以按快捷键“Alt+I”，再按一下“T”,然后选择合适的格式），注意落款时间要用小写中文数字（即“二○○八年三月二日”这样的格式），再次提请注意不要把“○”写成大写字母“O”或者阿拉伯数字“0”。然后选中“落款单位”和“落款时间”按一下常用工具栏上的“居中对齐”按钮就OK了（图7）。快用前面的方法把它设置成WPS文字的默认模板吧，以后再起草公文时，只需修改相应的部分就可以了。

图7