Excel2007制作学校成绩通知书详细教程

　　每到期末，教员都需要给每个学生家长发放一份通知书，此中包含学天生绩、考语等内容，之前大年夜家经常是采取手工填写或打印，必必要繁琐地对学天生绩进行排名、输入，工作量很是大年夜。实际上操纵Excel的一些函数和功能，便可以对学天生绩进行排名，并可以实现批量打印通知书，下面就以某黉舍的期末通知书打印为例，先容Excel软件中的具体实现编制。

　　清算成绩和考语表

　　凡是一份标准的家长通知书，一般都需要包含学天生绩和教员的考语，是以在打印通知书之前，必须将这些资料清算好，启动Excel2007，新建一个工作簿，将其定名，比如“2009年度通知书打印”，在此中新建一个工作表，将其定名为“学天生绩明细”，在此表中将各个学生的成绩复制过来，由于还需要对学天生绩进行合计、排名，是以在“总分”下面的I2单位格中输入求总分公式“=SUM(B2:H2)”，在“排名”下面的J2单位格中输入公式“=“第”&RANK(I2，$I$2:$I$71)&“名””，然后将这两个公式复制到对应的下面单位格区域中，便可以求出所有学生的总分和在本班级中的排名了(图1)。

　　别的由于通知书中还需要添加教员的考语，是以新建一个工作表，将其定名为“教员考语”，在此表的A列中将学天生绩明细中的学生名单复制过来，然后在B列中输入教员对每个学生的考语(图2)。

　　设计通知书打印模板

　　固然每个黉舍的家长通知书格式可能不完全不异，可是大年夜体上是差未几的，新建一个工作表，将其定名为“批量打印通知书”，然后在此表的A2:K24单位格区域中，按照本身黉舍的要求，输入家长通知书的需要内容，如题目、开首语、成绩表格、考语表格和家长填适定见的位置(图3)。

　　由于要实现批量打印，必须在此通知书模板中添加一个通知书序号选择单位格，如许就可以够经过过程这个单位格中的分歧序号，显示分歧的家长通知书，在L3单位格中输入“请输入序号”，然后肯定M3单位格为通知书序号选项单位格。同时为了将前面学天生绩明细中每个学生的数据主动援引过来，在通知书中学天生绩明细表“学生姓名”下面的A12中输入公式“=OFFSET(学天生绩明细!$A$2，$M$3*1-1，0)&“””，在第一门课“语文”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12，学天生绩明细!$A$2:$K$60，2，0)”，在第2门课“数学”下面的B12中输入公式“=VLOOKUP($A$12，学天生绩明细!$A$2:$K$60，3，0)”，并顺次类推，然后在存放教员考语的A14中输入公式“=VLOOKUP($A$12，教员考语!$A$2:$B$71，2，0)”。如许当在M3单位格中输入1时，就会在通知书模板中显示第一个学生的家长通知书，而输入2时，则显示第二个学生的家长通知书。

　　需要重视的是，此处利用了OFFSET、VLOOKUP等函数，其感化为按照M3单位格中的数值，主动援引学天生绩明细对应的学生姓名，并且在成绩表和考语中主动援引响应学生的成绩和考语资料，而公式“OFFSET(学天生绩明细!$A$2，$M$3*1-1，0)&“””中的$M$3*1则是针对分歧数据之间相隔行数而定的，若是相隔2行，则将其点窜成$M$3*2便可。

　　高效力批量打印通知书

　　在前面通知书模板设计的根本上，便可以操纵控件进行批量打印通知书的工作了，在N2、N3中别离输入开端序号、结束序号，以厥后的O2、O3单位格作为批量打印通知书的肇端序号，接着单击“开辟东西”菜单，单击“控件”功能区中的“插入”选项，在弹出的控件列表中，选择“ActiveX控件”中的号令按钮，将其拖动到M3单位格的下面。

　　接着右击此按钮控件，在弹出的右键快捷菜单中，选择“属性”号令，在随之弹出的“属性”对话框中，将此按钮控件的“Caption”属性，即按钮题目点窜成“批量打印通知书”。然后还是右击此按钮控件，选择“查看代码”号令，在弹出的VBA编辑窗口中输入以下批量打印号令：

　　Private Sub CommandButton1_Click()
　　For i = Range(“o2”) To Range(“o3”)
　　Range(“m3”) = i
　　ActiveSheet.PrintOut
　　Next
　　End Sub

　　输入终了后，封闭此VBA编辑框，单击“控件”功能区中的“设计模式”选项，以退出设计模式，然后选择通知书的打印区域，最后在O2、O3单位格中输入需要批量打印家长通知书的肇端序号，如1～50，最后单击“批量打印通知书”按钮，便可以立即打印出所需要的50论理学生通知书了。

　　以上的批量打印是仅仅针对通知书打印而言的，实际上操纵以上编制，略微点窜下，还可以利用到其他一些批量打印工作中，如打印标签、付款通知单、成绩单等等，经过过程这个别例可以或许大年夜大年夜进步工作效力，削减呈现工作误差的概率。