WPS Office2007 简单公文编辑（上）

作者：bntrees  转自WPS官方论坛（bbs.wps.cn）

　　所谓公文，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

　　公文又分简单公文、红头文件、传真电报、公函等很多各类。这里我们逐一介绍一下WPS Office2007 中常用公文的格式及编辑技巧。

简单公文编辑

　　所谓“简单公文”，是我自己胡乱起的一个说法，就是指除红头文件、传真电报等正式的、需要上传下达的文件之外的一般性文字材料吧，比如经验材料、讲话稿之类的。虽然说是“简单公文”，但也还是有一定的规矩的，比如文档的主标题用二号小标宋体，正文用三号仿宋体，而一级标题用三号黑体等等（具体标准大家可以到网上查一下，这里不多费笔墨了）。

　　一、字体的安装

　　很多网友在论坛中提到，WPS Office 2007 的字体没有微软Office的多。这话只说对了一半，确实，安装微软Office后，会自动向系统中安装隶书、幼圆、华文新魏等字体，而如果没有安装微软 Office，只安装WPS Office的话，则不会有这些字体。但是，字体其实是与Office软件相互独立的，并不依赖Office。也就是说，即使不安装微软Office，我也同样可以安装很多字体。这里以系统并不自带，但在公文中却经常用到的“小标宋简体”为例，讲一下如何安装新字体。

　　安装字体，首先要有字体文件，我们可以通过百度搜索从网上下载到“方正小标宋简体.rar”或类似的文件，将下载到的文件用WINRAR解压缩，即可得到字体文件（FZXBSJW.TTF），将其放到一个方便记忆的文件夹（如“C:\fonts”），从开始菜单打开“控制面板→字体”，从“字体”文件夹的“文件”菜单中选择“安装新字体”，并从对话框中选择字体文件所在目录，系统会自动识别出字体文件和字体名称，显示在“字体列表”中，选择要安装的字体或直接点“全选”选中所有字体，再点“确定”即可将选中的字体安装到系统之中（图1）。其实，除了这种“正规”的方法，我们也可以直接将字体文件复制到系统的字体文件夹，它一般在系统目录下的“fonts”子目录下（默认为“c:\windows\fonts”），我们之所有不推荐这种办法，是因为它并非总是有效，并且，在复制之前，你不一定能从字体文件的文件名中明确地知道它是个什么字体，因此，还是老老实实地用控制面板安装吧——其实还更简单些。

图1

　　二、设置默认模板

　　与MS WORD一样，WPS 文字的默认模板也是A4纸、空白页面，五号宋体字，且没有插入页码，与我们日常需要的有相当的差距。显然，如果每次拟制文档前都重新设置一下文档的纸型、字体、字号和插入页码，将是一件非常烦琐和没有效率的工作。如果一打开WPS文字，生成的新文档就已经将上述内容设置成我们需要的形式，那该有多好啊。其实，这一点儿也不难，我为大家介绍3种办法供选择：

　　第一种方法：默认页面设置法

　　新建一个空白文档，双击横向标尺的空白处，调出“页面设置”面板，对页边距、纸张、版式、文档网格等项目分别进行设置，设置完成后点一下“页面设置”面板左下方的“默认”按钮（如图2），系统会提示“是否更改页面默认值？”（图3）点“确实”即可，下次启动WPS文字程序时，页面设置已经如你所愿了。

图2

图3