[图文]Access 2007 中的新增功能介绍

Microsoft Office Access 2007 提供了一组功能强大的工具，允许您在便于管理的环境中快速开始跟踪、报告和共享信息。利用其新的交互式设计功能、跟踪应用程序模板的预置库以及处理来自多种数据源（包括 Microsoft SQL Server）的数据的能力，Office Access 2007 允许您快速创建具有吸引力的功能性跟踪应用程序，而不需要您具有高深的数据库知识。您可以快速创建和修改应用程序及报表以满足不断变化的业务需要。通过其新增的、改进的且与 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 高度集成的特性，Office Access 2007 可帮助您共享、管理、审核和备份信息。

• 跟踪信息快速入门

• 与他人高效地共享跟踪信息

• 创建和修改报表以满足业务需要

• 管理和审核信息

Office Access 2007 包含一套预先生成的跟踪应用程序，这些跟踪应用程序以模板的形式提供，可用于快速地开始使用本产品。您可以直接使用它们，也可以对它们进行增强和优化，按您的方式来跟踪信息。您可以采用新的视图和布局、增强的排序和筛选功能、格式文本、多值字段、分割窗体和大量新功能来创建更好、更丰富的跟踪应用程序，并有效地与他人共享跟踪信息。

• 改进的全新用户界面

• 功能强大的模板帮助您入门

• 增强的排序和筛选功能

• 布局视图

• 堆叠式布局和表格式布局

• 用于选取日期的自动日历

• 备注字段中的格式文本

• 借助“创建”选项卡增强了快速创建功能

• 使用改进的数据表视图快速创建表

• 数据表中的汇总行

• 用于创建新字段的字段模板

• 字段列表任务窗格

• 分割窗体

• 多值字段

• 用于存储图片、图形、Office 文件或任意类型的文件的附件数据类型

• 使用备用背景色

• 导航窗格

• 嵌入的宏

• 改进的帮助查看器

利用 Office Access 2007，您可以使用全新的用户界面、模板和新增的效率改进功能快速开始工作。

改进的全新用户界面

Office Access 2007 采用了一种全新的用户界面，这种用户界面是从零开始设计的，可帮助您提高工作效率。您的工作、学习和查找操作的效率都会显著提高。新界面使用称为“功能区”的标准区域来替代 Access 早期版本中的多层菜单和工具栏。

使用功能区可以更快地查找相关命令组。例如，如果您要创建新的窗体和报表，您将在“创建”选项卡上找到它。新的设计使您可以更方便地找到需要的命令，您还会发现一些可能在别处未留意到的功能。这是因为对于 Office Access 2007 中使用的选项卡来说，命令的位置与表面更为接近，而不是深深嵌入菜单中。您可以很快找到它们，并记住更多命令的位置。

借助全新的“开始使用 Microsoft Office Access”窗口，您还可以更快地开始工作。该功能提供了对全新入门体验的快速访问，包括对具有专业设计水准的数据库模板库的访问。

Office Access 2007 中的主要新增界面元素包括：

• “开始使用 Microsoft Office Access”页：从“开始”菜单或桌面快捷方式启动 Access 时显示的全新启动体验。 
• 功能区：位于程序窗口顶部的区域，您可以在其中选择命令。 
  • 命令选项卡：显示并组合命令，以便当您需要时可以找到所需命令。 
  • 上下文命令选项卡：根据您的上下文（您正使用的对象或正在执行的任务）显示的命令选项卡。此选项卡包含最可能适用于您的手头工作的命令。  
  • 库：一个新控件，该控件直观地显示选项，以便您可以看到您将获得的结果。整个 2007 Microsoft Office System 界面中都采用了库。使用库可以选择结果而不必考虑如何获取结果。 
  • 快速访问工具栏：功能区中显示的一个标准工具栏，提供对最常用的命令（如“保存”和“撤消”）的即时、单击访问。 
• 导航窗格：窗口左侧用于显示数据库对象的区域。导航窗格取代了 Access 早期版本中的“数据库”窗口。 
• 选项卡式文档：表、查询、窗体、报表和宏都显示为选项卡式文档。 

  

• 状态栏：位于窗口底部的栏，其中显示状态信息，还包含用于切换视图的按钮。 
• 微型工具栏：类似工具栏的元素，透明地显示在选定文本的上方，这样，您可以很容易地应用格式（如加粗或倾斜）或者更改字体。 

功能强大的模板帮助您入门

使用“开始使用 Microsoft Office Access”窗口可以快速开始创建数据库。您可以创建自己的数据库，也可以使用事先设计好的、具有专业水准的数据库模板开始创建数据库。

每个模板都是一个完整的跟踪应用程序，具有预定义的表、窗体、报表、查询、宏和关系。模板设计为一经打开便可直接使用，以便您可以快速开始工作。如果模板设计满足您的需要，您便可以开始工作了！否则，您可以使用模板作为起点来创建符合您的特定需要的数据库。

Office Access 2007 自带了一个数据库模板集合。您也可以使用“开始使用 Microsoft Office Access 窗口”连接到 Microsoft Office Online 并下载最新或修改后的模板。

提供的模板包括：

• 联系人
• 全体教师
• 任务
• 事件
• 问题
• 项目
• 销售渠道
• 学生
• 营销项目
• 资产

增强的排序和筛选功能

您是否需要快速找到匹配值或排序数据列？新增的 Office Access 2007 自动筛选功能增强了已非常强大的筛选功能，使您可以快速聚焦于所需的数据。您可以方便地在列中的唯一值中进行选择。当您无法想起需要的名称或者无法使用简明语言上下文菜单选项（例如“从最旧到最新排序”或“从最小到最大排序”）来排序值时，该功能很有用。

您将可以在菜单命令表层中找到最常用的筛选选项，也可以使用快速筛选器根据您输入的数据来限制信息。快速筛选器选项会基于数据类型自动更改，因此，您将看到符合数据类型的文本、日期和数值信息选项。

这些新增的筛选和排序功能的设计的目的是使您无论是使用 Office Access 2007 还是 Microsoft Office Excel 2007，都可以获得一致的体验。

布局视图

新增的“布局”视图允许您在浏览时进行设计更改。利用此功能，可以在查看实时窗体或报表时进行许多最常见的设计更改。例如，您可以从新增的“字段列表”窗格中拖动字段来添加字段，或者使用属性表来更改属性。“布局”视图支持新增的堆叠式布局和表格式布局，它们是成组的控件，您可以将它们作为一个控件来操作，从而可以轻松地重新排列字段、列、行或整个布局。您还可以在“布局”视图中轻松地删除字段或添加格式。对于更细分的工作，仍然可以使用设计视图。“设计”视图也进行了增强来支持布局。 

堆叠式布局和表格式布局

窗体和报表通常包含表格式信息，例如包含客户名称的列或包含客户的所有字段的行。您可以使用 Office Access 2007 将这些控件（包括标签）分组到可以作为一个单位轻松操作的布局中。由于您可以从不同的节中选择控件（例如节页眉或节页脚中的标签），因此，您有相当大的灵活性。您可以轻松地：

• 移动布局或调整布局大小。例如，向左或向右移动列。
• 设置布局的格式。例如，将客户名称列设置为加粗，以便它醒目显示。
• 向布局添加列（字段）。
• 从布局中删除列（字段）。

布局是随您的设计一起保存的，因此它们保持可用。

用于选取日期的自动日历

采用日期/时间数据类型的字段和控件自动获得了一项新增功能：支持用于选择日期的内置交互式日历。日历按钮自动显示在日期的右侧。想知道本周五的日期吗？请单击该按钮。日历将自动显示，使您可以查找和选择日期。可以使用属性选择性地关闭某个字段或控件的日历。

备注字段中的格式文本

利用 Office Access 2007 中新增的格式文本支持，您不再局限于使用纯文本。您可以使用各种选项（例如加粗、倾斜、不同的字体和颜色，以及其他常见的格式选项）来设置文本的格式，并将文本存储在数据库中。格式文本以基于 HTML 的格式存储在备注字段中，该格式与 Windows SharePoint Services 中的格式文本数据类型兼容。只要将新增的 TextFormat 属性设置为 RichText 或 PlainText，便会在文本框控件和数据表视图中正确地设置信息的格式。

借助“创建”选项卡增强了快速创建功能

功能区中的“创建”选项卡是新增的添加新对象的主要起点。利用它可以快速创建新的窗体、报表、表、SharePoint 列表、查询、宏、模块以及更多对象。创建过程会考虑活动对象，因此，如果有某个表已打开，您只需单击两次鼠标便可以创建基于该表的新窗体。新的窗体和报表外观更精美，并且可以立即投入使用，因为它们的设计已得到升级。例如，自动生成的窗体和报表具有专业的设计外观，其页眉包含徽标和标题（窗体）或者日期和时间（报表）；更不用说其信息丰富的页脚和汇总行了。

您将发现通过使用新增的快速创建体验创建的对象可以使您更加事半功倍。

使用改进的数据表视图快速创建表

现在，可以更容易地创建表：只需单击“创建”选项卡上的“表”，然后开始在改进的数据表视图中输入数据。Office Access 2007 会自动确定数据类型，因此您可以立即开始工作。新增的“添加新字段”列明确指出您可以轻松地添加字段的位置。如果您需要更改数据类型或显示格式，可以使用功能区轻松实现。您甚至可以将 Excel 表格粘贴到新的数据表中，Office Access 2007 会自动创建所有字段并识别数据类型。  

 “添加新字段”列

是否需要向订单表添加“客户 ID”字段？只需将字段从新增的“字段列表”窗格拖动到数据表中，即可从另一个表中添加字段。在整个过程中，Access 会自动创建任何所需的关系，或者对您进行提示。

数据表中的汇总行

数据表视图中新增了汇总行，您可以在其中添加合计、计数、平均值、最大值、最小值、标准偏差或方差。只需指向所需功能并单击即可选择该功能。

用于创建新字段的字段模板

您是否在设计字段时花费了很多时间？您可以查看新的“字段模板”窗格。字段模板是针对字段的设计，包含名称、数据类型、长度和预填充属性。您可以将需要的字段拖动到数据表中。字段模板是基于 XSD 的，因此您可以设置标准定义，以便在部门或工作组中共享使用。

“字段列表”任务窗格

新增的“字段列表”窗格包括其他表中的字段，因而比 Access 早期版本中的字段选取器更强大。您可以将表中的字段拖放到您的记录源、相关表或数据库内的不相关表中。Office Access 2007 可以智能地创建必要的基础设施，因此在整个过程中，如果需要表之间的关系，本产品会自动创建关系，或者对您进行提示。

分割窗体

使用新增的分割窗体可以创建合并了数据表视图和窗体视图的窗体。可以通过设置属性来通知 Access 将数据表放在顶部、底部、左侧还是右侧。

多值字段

您可以创建可存放多个值的字段。假设您想要存储一个已分配了项目的类别列表。在大多数数据库管理系统和 Access 早期版本中，您必须对多对多关系进行建模，以便正确地执行该操作。在 Office Access 2007 中，当您选择多值字段时，已经为您解决了该难点问题。当您使用 Office Access 2007 来处理包含 Windows SharePoint Services 中使用的其中一种多值字段类型的 SharePoint 列表时，多值字段尤其适用。Office Access 2007 与这些数据类型兼容。

用于存储图片、图形、Office 文件或任意类型的文件的附件数据类型

利用新增的附件数据类型，可以轻松地在数据库中存储所有类型的文档和二进制文件，而不会导致数据库膨胀。附件会在适当的时候自动进行压缩，以最大化空间的使用率。您是否需要将 Microsoft Office Word 2007 文档附加到记录？还是希望在数据库中保存一系列数字图片？附件使这些任务变得轻而易举。甚至可以将多个附件附加到一条记录。

使用备用背景色

数据表、报表和连续窗体支持新增备用背景色，您可以独立于正常背景色设置这些背景色。隔行加底纹轻而易举，并且您可以选择任何颜色。

导航窗格

新增的导航窗格取代了数据库窗口，使用它可以方便地访问所有对象。您可以按对象类型、创建日期、修改日期、相关表（基于对象相关性）来组织对象，或者将对象组织在您创建的自定义组中。您是否需要更多空间来处理窗体设计？导航窗格停靠在左侧，您可以容易地折叠它，使它占用极少的空间，但仍然保持可用。

嵌入的宏

使用新增的受信任的嵌入宏可以不必编写代码。嵌入的宏存储在属性中，是它所属对象的一部分。您可以修改嵌入宏的设计，而无需考虑可能使用该宏的其他控件，因为每个嵌入宏都是独立的。可以信任嵌入的宏，因为系统会自动禁止它们执行某些可能不安全的操作。 

改进的帮助查看器

与 Access 早期版本不同，Office Access 2007 通过同一“帮助”查看器窗口提供对最终用户帮助和开发人员帮助的便捷访问。新增的帮助体验已根据用户反馈进行了重新设计。如果需要，您可以容易地将搜索范围设置为仅限开发人员帮助。Office Online 上将提供所有最终用户和开发人员内容。

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• 使用 Microsoft Office Outlook 2007 收集和更新数据

• 将数据库移动到 SharePoint 网站

• 与 Windows SharePoint Services 工作流的集成

• 改善了链接到 SharePoint 列表的表的性能

• 与 Windows SharePoint Services 数据类型的一对一映射

• 使 SharePoint 列表与 Access 脱机

• 导出为 PDF 和 XPS

• 改进的导入和导出体验

您可以使用 Office Access 2007 轻松而安全地收集和共享信息。使用 Access 和 Windows SharePoint Services，可以创建协作数据库应用程序。信息可以存储在 SharePoint 网站上的列表中，并且可以通过 Access 数据库中的链接表进行访问。也可以将整个 Access 文件存储在 SharePoint 网站中。

使用 Microsoft Office Outlook 2007 收集和更新数据

通过使用新的数据收集功能，Office Access 2007 可以自动创建 Microsoft Office InfoPath 2007 或 HTML 窗体，并将其嵌入电子邮件的正文中。然后，您可以将其发送给从 Outlook 联系人或 Access 数据库选定的收件人。可以选择是要收集新信息还是更新现有信息。收件人随后完成窗体并将其返回。Office Outlook 2007 可以识别传入的窗体并允许您自动将数据保存在 Office Access 2007 数据库中 - 不需要重新键入。 

将数据库移动到 SharePoint 网站

您可以轻松地将独立数据库更改为使用链接到 SharePoint 列表的 Access 表的 Windows SharePoint Services 共享解决方案。“迁移到 SharePoint 网站向导”是智能的，可以以适当的方式自动迁移主键和关系。

Windows SharePoint Services 共享解决方案的直接好处包括共享的基于浏览器的访问、集中式备份、基于 SharePoint 网站的数据库部署，以及使用基于服务器的解决方案中功能丰富的基于 Access 的客户端所具有的所有优点。IT 部门通过允许从 SharePoint 网站访问数据库，可获得一种进行预测和控制的措施。用户可以订阅电子邮件通知，当 SharePoint 列表中添加、删除或更改记录时，会通过电子邮件向用户发送通知。

与 Windows SharePoint Services 工作流的集成

Office Access 2007 通过使用 Windows SharePoint Services 中包含的 Windows 工作流服务来支持工作流。例如，您可以创建采用工作流路由和审批的解决方案、自动向其他用户分配任务、报告项目状态，以及确保按时完成任务。

改善了链接到 SharePoint 列表的表的性能

对链接到 SharePoint 列表的表进行了内部处理的优化，获得更快更顺利的体验。

与 Windows SharePoint Services 数据类型的一对一映射

借助对多值字段和附件的新增支持，Office Access 2007 现在支持 Windows SharePoint Services 中包含的所有数据类型，从而使 Windows SharePoint Services 共享应用程序的设计和生成更加简单。

使 SharePoint 列表与 Access 脱机

您是否需要将一些工作带回家？使用 Office Access 2007，只需单击便可使 SharePoint 列表脱机。在 Access 中操作数据，然后同步所做的更改，或者以后重新与 SharePoint 网站连接。

导出为 PDF 和 XPS

现在，您可以将数据导出为 PDF（可移植文档格式）或 XPS（XML 纸张规格）格式以进行打印、发布和电子邮件分发，前提是您首先将 Publish 作为 PDF 或 XPS 加载项安装。通过将窗体、报表或数据表导出为 PDF 或 XPS 文件，可以捕获保留了所有格式特性且便于分发的窗体中的信息，其他人不需要在计算机上安装 Access 便可打印或审阅您的输出。仅当安装了加载项之后，才能从 Office Access 2007 导出为 PDF 或 XPS 格式文件。有关详细信息，请参阅启用对其他文件格式（如 PDF 和 XPS）支持。

以下是有关文件格式的一些信息：

• 可移植文档格式 (PDF)  PDF 是一种固定版式的电子文件格式，可以保留文档格式并支持文件共享。PDF 格式确保了在联机查看或打印文件时可以完全保留所需的格式，并确保了文件中的数据无法轻松地被复制或更改。此外，PDF 格式对于使用专业印刷方法进行复制的文档十分有用。
• XML 纸张规格 (XPS)  XPS 是一种电子文件格式，可以保留文档格式并支持文件共享。XPS 格式确保了在联机查看或打印文件时可以完全保留所需的格式，并确保了文件中的数据无法轻松地被复制或更改。

改进的导入和导出体验

利用 Office Access 2007 中的新增功能，可以很容易地导入和导出数据。您可以保存导入和导出操作，然后在下次必须执行相同任务时重新使用保存的操作。利用“导入数据表向导”，可以替代 Access 选择的数据类型，并且可以导入、导出为新的 Office Excel 2007 文件格式或链接到这些文件格式。

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• 报表视图和布局视图

• 分组、排序和汇总功能

• 自动创建的报表的已改进外观

以交互方式创建有意义的报表，可以帮助您了解复杂的信息。

报表视图和布局视图

利用这两个新视图，可以以交互方式使用报表。使用新的“报表”视图，无需打印或预览报表，便可以浏览报表的丰富、精确的呈现。若要聚焦于特定的记录，可使用筛选功能，或者使用查找操作来搜索匹配的文本。可以使用复制命令，通过剪贴板来获取复制和粘贴操作的文本，或者单击报表中显示的活动超链接，使用浏览器来跟踪链接。

“报表”视图添加了浏览功能，而使用“布局”视图可以在浏览时进行设计更改。后一功能允许您在查看实时报表时进行许多最常见的设计更改。例如，您可以从新增的“字段列表”窗格中拖动字段来添加字段，或者使用属性表来更改属性。“布局”视图支持新增的堆叠式布局和表格式布局，它们是成组的控件，您可以将它们作为一个控件来操作，从而轻松地重新排列字段、列、行或整个布局。您还可以在“布局”视图中轻松地删除字段或添加格式。对于更细分的工作，仍然可以使用设计视图。“设计”视图也进行了增强来支持布局。 

分组、排序和汇总功能

它们是 Office Access 2007 的新增功能，是在报表中进行分组和排序以及添加汇总的更好、更易于访问的方式。您将发现新的用户界面更易于导航和理解。将该用户界面与新的布局视图一起使用时，可以立刻看到更改的效果。

您是否需要按区域查看报表中的总销售额？使用“布局”视图和新增的分组窗格可以添加分组级别和请求汇总，并立刻查看报表中的实时更改！使用新的汇总下拉列表可以轻松地向报表页眉或报表页脚添加合计、平均值、计数、最大值或最小值。简单汇总不再需要手动创建计算字段。现在，只需指向字段并单击即可。 

自动创建的报表的已改进外观

新增的“快速创建”功能可以自动生成具有专业外观设计的报表，这种报表具有包含徽标、标题、日期和时间的页眉，以及信息丰富的页脚和汇总行。

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• 增强的安全性

• 使用 Windows SharePoint Services 跟踪修订

• 使用 Windows SharePoint Services 设置权限

• 使用 Windows SharePoint Services 检索回收站

• 从 Windows SharePoint Services 打开 Access 窗体和报表

• 备注字段历史记录跟踪

利用 Office Access 2007 增强的安全功能以及与 Windows SharePoint Services 高度集成的特点，可以更有效地管理信息跟踪应用程序并帮助确保安全。通过将跟踪应用程序数据存储在 Windows SharePoint Services 中，您可以审核修订历史记录、恢复已删除的信息并设置数据访问权限。

增强的安全性

为了使 Office Access 2007 更安全并与其他 2007 Office 发布版产品保持一致，Office Access 2007 包括新增和改进的安全功能。统一的信任决定与 Microsoft Office 信任中心集成在一起。产品提供了受信任位置，便于用户信任安全文件夹中的所有数据库。您可以加载禁用了代码或宏的 Office Access 2007 应用程序，以提供更安全的“沙盒”体验。受信任的宏以沙盒模式运行。

使用 Windows SharePoint Services 跟踪修订

借助 Windows SharePoint Services，您可以查看记录级别的修订历史记录。您是否需要知道是谁更改了某一行或者更改的时间？查看修订历史记录即可找到答案。

使用 Windows SharePoint Services 设置权限

借助 Windows SharePoint Services，可以设置对 SharePoint 列表的访问权限。您可以选择性地允许或拒绝某些用户的访问。可以分配有限的读取权限或完全的编辑权限。

使用 Windows SharePoint Services 检索回收站

使用 Windows SharePoint Services 3.0 中新的回收站，可以很方便地查看已删除的记录并恢复误删的信息。

从 Windows SharePoint Services 打开 Access 窗体和报表

Windows SharePoint Services 用户可以直接从 SharePoint 网站打开功能丰富的 Access 视图中的列表。Office Access 2007 窗体、报表和数据表可以与 SharePoint 网站中的其他视图显示在一起。选择 Access 视图时，Office Access 2007 将启动并打开所请求的窗体、报表或数据表。这样，您不必先启动 Office Access 2007，便可以轻松地在 SharePoint 网站上运行功能丰富的 Office Access 2007 报表。您还可以选择在 Access 中打开列表，如果数据库不存在，系统会自动创建该数据库并使用基于列表的窗体和报表集来填充该数据库。

备注字段历史记录跟踪

“备注”字段对于存储大量信息十分有用。开始使用 Office Access 2007 时，您可以设置一个属性，通知 Access 将所有更改的历史记录保存到“备注”字段中。这样就可以查看这些更改的历史记录。该功能还支持 Windows SharePoint Services 中的跟踪功能，这样，您还可以使用 Access 来查看 SharePoint 列表内容历史记录。

Office 诊断

Microsoft Office 诊断包含一系列的诊断测试，可帮助您发现计算机崩溃的原因。这些诊断测试可以直接解决一些问题，并可以确定解决其他问题的方法。Microsoft Office 诊断取代了以下 Microsoft Office 2003 功能：检测并修复以及 Microsoft Office 应用程序恢复。

有关详细信息，请参阅使用 Office 诊断对崩溃的 Office 程序进行诊断和修复。

校对工具

以下是拼写检查器的一些新增功能：

• 拼写检查器在整个 2007 Microsoft Office System 程序中已更加一致。这些更改包括：
  • 现在，有几个拼写检查器选项是全局的。如果您在一个 Office 程序中更改这些选项之一，则该选项在其他所有 Office 程序中也会发生更改。有关详细信息，请参阅更改进行拼写和语法检查的方式。
  • 除了共享相同的自定义词典之外，所有程序还可以使用同一个对话框来管理这些自定义词典。有关详细信息，请参阅使用自定义词典将词语添加到拼写检查器。
• 2007 Microsoft Office System 拼写检查器包含改良后的法语词典。在 Microsoft Office 2003 中，这是一个必须单独安装的加载项。有关详细信息，请参阅更改进行拼写和语法检查的方式。
• 首次使用某种语言时，会自动为该语言创建一个排除词典。使用排除词典，可以强制拼写检查器标记您希望避免使用的词语。这些排除词典对于避免令人讨厌或者与您的风格指南不匹配的单词非常方便。有关详细信息，请参阅使用排除词典指定单词的首选拼写方式。