如何使用Excel的IT服务

如何使用Excel的IT服务


微软是一家全球性公司，业务部门和附属公司在几十个国家。每个国家规定的企业不同，这意味着微软控制器面对复杂的任务，即确保每个办事处核对其会计分录东道国的每月的最后期限，并符合所有地方的报告要求。超过9个月内，一个小团队创造了一个控制器工作的Excel ®解决方案利用服务的Microsoft ® Office的SharePoint ® Server 2007的。该解决方案使微软控制器，以查看办事处帐户和解和遵守地位，立即得到更新，并联系财务人员负责任何遵守活动或核对可能不履行的法定期限。


  
做生意的国际要求公司遵守所有当地法律和会计规则。微软必须简化其监督遵守和关闭进程的数百名世界各地的附属公司。
微软IT模型公司的数据， XML架构，实施了有关业务规则和数据在Excel服务，并且增加了监督的仪表板组件每个用户的财务信息门户微软的观点。
解决方案提供改进监督和问责制。
Office SharePoint Server 2007的功能，提供个性化过滤意见控制器相关的数据是基于对用户的作用。
直观的仪表板总结提高生产力。
解决方案提供了单一访问点的控制器活动在现有的金融门户。
微软Office SharePoint Server 2007中
Excel服务在Microsoft Office SharePoint Server 2007中
Microsoft Office Excel 2007中
微软SQL Server
  

导言
在过去的几年中，微软建立新的商业办事处遍布全球。所有这些办事处维持自己的业务线（大对象）系统的政策和程序之前执行的一部分，成为微软家庭。这些专有系统，使办事处的成功在其本国的竞争和监管环境，但暴露的系统，以集中监督证明困难。

每个东道国实体做生意需要在其边界内使自己的帐户，每个月和执行过程，以确保遵守该国的报告的法律，这样的一个法律，美国正在对萨班斯法案（ SOX ） 。截止日期为帐户和解因国而异，但属于典型的七天期限结束后的一个月。日程很紧，身体之间的距离微软控制器和公司办公室，众多的大对象的应用，以及缺乏一个单一的数据聚集了非常费时，而且难以控制，以确定微软的地位闭幕和遵守活动。

这种困难导致微软的财务主管，负责监督和遵守闭幕活动，并装配了团队创建一个解决方案：

集成了公司的财务信息门户。
汇总数据从多个大对象系统。
过滤器数据是基于对用户的责任。
能够将改变商业规则。
更新更快的仪表板视图，重新加载，在不到4秒。
可以建立和保持快速的小团队。
目标是建立一个解决方案，高易用性和速度将大大简化了控制器的监督工作，使他们能够确认该办事处的关闭和遵守活动符合本国的要求，将其注意力集中在核对了没有关闭附近的最后期限，并建立了会议，审查工作程序和法规要求的每一个国家。

超过9个月内，一个小团队的微软员工创造了一个控制器工作的解决方案利用Excel服务在Microsoft Office SharePoint Server 2007中。该解决方案使微软控制器，以查看办事处帐户和解和遵守地位，立即得到更新，并联系财务人员负责任何遵守活动或核对可能不履行的法定期限。

解决考生
财务工作队审查项目的技术规格和迅速缩小其重点转向两个可能的解决方案：数据仓库为基础的办法的在线分析处理（ OLAP ）执行使用Microsoft SQL Server ®和Microsoft SQL Server Analysis Services中，和一个较小的解决方案使用的是Excel上运行的Office SharePoint Server 2007的。数据仓库解决方案的好处的速度和力量，但提出了一项长期高于预算执行情况和困难的时候更新的基本数据存储。在Excel服务的解决办法是不一样强大的OLAP的解决方案，但它有利于使用内置的Office SharePoint Server 2007的能力，以创建用户配置文件和执行基于角色的安全性和显示设置。由于数据量小，时间上的限制，和核心的要求，结合当前的金融门户，车队选择使用Excel服务的一部分， Office SharePoint Server 2007中，随着技术的控制工作。

Office SharePoint Server 2007和Excel服务
Office SharePoint Server 2007中的一部分， 2007 Microsoft Office系统，是一种灵活的，集成平台的开发人员可以创建解决方案，使一个组织在线合作，管理内容，实施业务流程，并给予获得基本信息。

Office SharePoint Server 2007的解决方案使用的供应商，消费模式，使开发人员可以添加用户可配置自定义和再利用已经编程的组成部分，以尽量减少所需的代码基础上的共同功能。提供消费者的模式，让Office SharePoint Server 2007的网站管理员，以连接不同的Web部件，改变定制特性，创造不同的网页和仪表板使用一套通用的Web部件。此外， Office SharePoint Server 2007中可以处理的数据清单使用乱盒的功能，这是有益的解决办法，总结名单日记条目。

Excel服务包括三个组成部分：

Excel的计算服务。收集数据的工作簿，连接，计算管理例程生产基于Web的工作簿具有类似的功能，发现在Microsoft Office Excel 2007中的桌面客户端应用程序
Excel中访问网络。一种基于Web部分，使用户能够与Excel数据使用Web浏览器
Excel中的Web服务。一个Office SharePoint Server 2007的Web服务，使开发人员能够构建自定义应用程序基于Excel计算服务簿


图1显示了如何的三个组成部分的Excel服务相结合，创造了用户体验。

图1 。要素进入显示工作簿在Excel服务

用户必须首先建立一个Office Excel 2007中的新的工作簿。 xlsx文件类型，然后发布的文件保存到文档库中的Office SharePoint Server 2007的服务器或位置Excel服务可以访问的文件。当保存到Office SharePoint Server 2007的网站，该工作簿的作者和其他用户提供适当的权限可以建立报告， Web部件页，仪表板的基础上工作簿的数据。

虽然用户提供适当的权限可以复制的现状，一个Excel工作簿服务的Office Excel 2007中的桌面客户端，它是不可能的编辑源工作簿中使用Excel服务。这一政策体现了Excel的服务团队的设计目标，即确保每个人的工作簿进行访问他或她的分析的基础上一致的数据集，也称为单一版本的事实真相。

重要的是要指出的是，即使用户不能修改源工作簿中使用Excel服务，保持工作簿的任何链接到外部数据存储在工作簿作者定义而使用Office Excel 2007中客户端。

理由选择Excel服务
财务工作小组确定， Excel服务解决方案将采取更短的时间来执行比数据仓库。投资和所需的时间数据仓库的这一特定的解决办法是过多考虑到少量的数据，为这一项目，以及时间和预算限制。控制器工作簿显示交易数据通过Excel服务留住生活链接到大对象的应用;每当一个新的记录保存到一个会计杂志，该数据将出现在适当的控制器，仪表板下一次显示刷新。 Office SharePoint Server 2007的角色和权限加上过滤器Web部件确定哪些数据出现在那里。

Excel服务还提供了许多基础设施的控制工作小组，以建立必要的解决办法，如过滤器，条件格式，日期和数字格式。设计师可以实现每个办事处的业务规则复杂的公式和使用Excel导入数据使用用户定义函数（ UDFs ） ，这是自定义代码模块书面加强功能的Excel服务。

执行
服用后决定设立该控制器的工作解决方案使用Office SharePoint Server 2007和Excel服务，车队实施解决了9个月期间。在这段时间内，小组成员模仿办事处的大对象数据的一个总体扩展标记语言（ XML ）架构，写了UDFs采购所需的有关数据从大对象的应用，协调工作的执行情况与微软的信息技术（微软IT ） ，并强调测试的解决方案。

建模数据的XML
每一个应用程序的七个大对象所涉及的财务数据处理的工作方案，以满足业务需要的业务和每个东道国的特殊的会计规则。尽管之间的分歧的业务流程和管理制度，该小组能够总结了数据使用的首要XML数据模型，或架构。

XML的目标是要成为一项普遍的语言，使数据之间的自由移动应用。财务工作的解决方案付诸执行这一概念的哪些大对象源字段包含的数据，填补了所需要素的架构，使控制器所需的信息，以确保该公司关闭其帐户的最后期限。

作为一个例子，一个XML架构可能包含的数据类型中列出第1名为DeadlineLength ，这预计将收到的文本字符串代表办公室的识别码（ OfficeID ）和一个整数值代表的天数后，本月底该办事处已关闭其帐户（ OfficeDays ） 。

上市1 。数据类型的DeadlineLength

复制代码
<xs:complexType name="DeadlineLength">

  <xs:sequence>

<xs:element name="OfficeID" type="xs:string" />

<xs:element name="OfficeDays" type="xs:integer" />

“ /小号：序”

“ /小号： complexType ”
该<xs:sequence>标记需要数据元素出现在同一顺序中的XML数据文件，如在以下两行的XML数据：

复制代码
<OfficeID> CI22088 “ / OfficeID ”

<OfficeDays> 7 “ / OfficeDays ”
写作和管理的UDF码
在小组确定了XML架构和写代码，把大对象数据，以符合这一模式，团队成员创建UDFs提取数据从XML数据集，并把这些数据到预定的Excel服务工作区域。该参数的UDF方法改为从Excel工作表，然后调用结构化查询语言（ SQL ）存储过程检索数据从XML数据集。

的例子所示上市的UDF 2连接到一个XML数据源，过滤器的数据，并返回一个数组的字符串值来填充定义范围在Excel服务工作。

上市2 。范例的UDF

复制代码

名字空间Namespace.SampleName.UDF

（

   利用系统;

   使用Microsoft.Office.Excel.Server.Udf ;

  

  [ UdfClass ]

   公共类纯碱

    （

      [ UdfMethod （ IsVolatile =真） ]

      公共字符串[ ， ] GetSampleMetric （字符串
filterXml ，字符串connectionString ，字符串selectedHierarchies ）

      （

   / /代码获取数据和格式化成字符串
阵列

     返回strAryRet ;

       ）

  ）
测试和部署解决方案
在控制器的工作小组完成了设计和编程阶段，其项目，他们与微软的IT安排部署解决方案。微软保持服务器农场设立共享运算能力，提供可靠的故障排除的情况下，主服务器停止响应，并协助维护该服务器收集到中央的位置。

财务工作是更大的微软财务信息门户，因此，工作队前往一个更有力的解决方案比要求提供服务的大约有50个用户谁触摸控制器工作定期进行。尽管相对较轻的用户负载，该小组应力测试解决方案，以确保非常大的数据文件不会造成财务工作崩溃或刷新以外的4秒的规格。 Office Excel 2007中的工作簿最多可包含1048576行，急剧增加的上限65536列在Microsoft Office Excel 2003 ，但解决方案的处理负载，没有麻烦。

并不是每个组织将需要提供其服务器以同样的方式。如果一个规模较小的企业要实施一个类似的解决方案，它可以这样做，在单一的物理机器运行SQL Server和Office SharePoint Server 2007中的Excel服务。

利益，微软财务部
如图2所示，财务工作的解决方案与微软高层提供了强大的直觉认为尚未进入办事处大对象数据。



图2 。抽样控制工作的仪表板

微软控制器负责确保当地会计人员履行其帐户关闭和遵守的责任，及时实现了许多好处财务工作的解决办法：

改进监督和问责制。数据显示和总结职能内置到Excel与服务相结合的数据管理和安全功能的Office SharePoint Server 2007的工作使控制器从单一版本的事实真相。因为这些大对象数据源仍然无法实现的控制和办事处的内部会计制度，以防止未跟踪变化日记条目，财务作业制度，确保问责制从上到下。
个性化过滤意见控制器相关的数据是基于对用户的作用。 Office SharePoint Server 2007的网站管理员可以分配每个用户的角色，这是控制工作的解决方案利用限制数据归纳为仪表板，这些因素为用户负责。无需控制器过滤闭幕和遵守数据开始之前他们的工作增加了可利用的时间，提供监督和指导其助理控制器。
直观的仪表板总结提高生产力。 Excel服务执行工作方案，条件格式规则，并设置显示图标可以在Office Excel 2007中的桌面客户端应用程序。结合这些项目使控制器看到一眼闭幕和遵守这些项目需要他们注意，通知用户在集中的时间，以便他们能够驱动器所采取的行动，他们的助理控制器。
单一访问点的控制器活动在现有的金融门户。前控制器工作队实施了解决方案，控制器已获得和解释数据来源众多断开，以确保月底闭幕和遵守进程走上正轨。建模的大对象数据流使用一个XML架构使控制器快速存取和清楚地了解这些进程。
最佳做法
在控制器的设计和执行工作过程中，开发小组发现并加强了许多最佳做法，可以适用于类似的项目，但尤其是对努力使用Office SharePoint Server 2007和Excel服务：

确定一个单一的XML架构有利于数据流。财务工作的解决方案结合了许多数据仓库到一个统一的XML数据结构。工作从一个单一的架构意味着任何UDFs可以参考架构的内容和检索的交易数据中总结控制器工作。此外，如果该小组发现，他们需要更新的架构，他们可以修改该文件并重新发布它的相同位置上的Microsoft金融网络。只要新的数据元素并不矛盾结构中的数据大对象的应用，改变不会破坏的解决办法。
监测有限套交易数据使用Excel服务可能更有效和更便宜比建立一个数据仓库。由于每个受影响的业务办事处产生小于10000交易数据记录每个月，没有必要建立一个数据仓库。如果控制器的工作总结出了解决方案大幅增加的数据集，更大的时间和费用必须建立一个OLAP多维数据集为基础的解决办法可能是有道理的。
过滤器使用Web部件优化了性能1 。微软高管谁委托控制器工作项目要求，在仪表盘简要更新4秒之内的用户更新后的网页。创建过滤器Web部件使开发人员能够编写代码的方式，计算密集型业务可以执行一次，结果缓存。一旦获得的数据可以共享各种消费者没有额外的转让从源头。
利用Office SharePoint Server 2007的供应商，消费模式意味着解决方案供应商可以开发，测试和管理代码轻松。模块化性质Web部件可以解决开发人员能够创建代码，实现每个Web部件的功能分开。在Web部件的供应商下载的数据正确的话，开发商可以把它单独和计划消费Web部件来显示或总结数据根据该组织的业务规则。
具有强大的工作关系，与服务器管理员确保任何代码变化的UDF繁殖迅速和一贯。当一个小的组织，在有限的IT人员实施一个Excel服务的商务智能解决方案，相同的个人或群体可能是负责整个项目，包括服务器和代码维护。在这种情况下，管理服务器端代码的更新只是需要有效的工作，管理技能。然而，在一个组织中不同的小组负责服务器管理和解决方案的发展，至关重要的是，这两个群体进行有效的交往。开发人员应该了解如何沟通，他们需要明确的服务器管理员，以便准确地了解必须做什么。同样，服务器管理员应该确保他们的要求执行更新，尽快使该解决方案的客户可以使用所产生的数据，以确保该组织的表现仍然令人满意。
结论
财务工作队认识到，相对较小的集交易，大对象数据的影响所造成的商业办事处没有需要的数据仓库，虽然功能强大，需要很长的时间来执行和成本大大超过该项目的预算。通过建模办事处的数据，一个总体XML架构和总结了数据使用的是Excel服务，团队创造了一个直观的，灵活和足够强大的解决方案，极大地简化了如何控制监督办事处的关闭和遵守程序。