用WPS Office2007实现领导修订文稿

作者：bntrees  转自WPS官方论坛（bbs.wps.cn）

　　现在的办公族真是有福了。写了稿子，送领导批阅后，可以直接在电脑上修改输出就好了。想当初，我刚刚到机关工作时，都是用钢笔誊写到稿纸上的，一篇几千字的稿件，即使领导只修改一两个字，也必须重新抄写一遍！
　　更有许多领导自己也会用电脑，修改下属的稿子时，直接拿电子文档来，自己就在电脑上修改了，秘书真是连打字都不用了。只是这样一来，也少了许多学习的机会，领导到底改了哪些地方，也很难查找了。不过，如果让领导在WPS2007中开启“修订”模式，他在文稿上的每一处增删，都会清楚地标识出来（如图1）。

图1

　　要实现这样的效果，其实是非常简单的，只需要在【工具】菜单中选中【修订】即可。此时，“修订”菜单图标呈选中状态（如图2），此时对文档做的任何修改都不会立即生效，而是会像图1所示那样，将添加的内容和删除的内容用不同的颜色标记出来。不过，可能你的电脑上显示的与图1所示会有一些细微的差别，比如新添加的内容并不是绿色的，而是红色的，比如在“删除内容”标识后面并没有修订者的标识，甚至修改后与没有启动“修订”状态没有什么区别，这是为什么呢？

图2

　　其实修订后的文稿如何显示，都是可以自行定制的。从【工具】菜单调出【选项】，在弹出的面板中切换到【修订】选项卡，你会发现这里可以设置的项目非常多样化，包括“插入内容”、“删除内容”格式和颜色，修订行的边框和颜色，批注、编号的颜色以及是否使用批注框、是否显示与文字的连线、是否显示作者缩写等等（如图3）。由于这些内容非常直观易懂，我就不多啰嗦了，大家自己摸索一下就可以掌握了。

图3

　　此外，当文档进入“修订”状态后，WPS2007文字会自动调出“审阅”工具栏（图4），如果没有自动调出，或者不小心关闭了，可以在工具栏空白处右击鼠标，选中“审阅”将其调出。在“审阅”工具栏上，从左到右功能键依次是显示状态按钮（前两个），定位按钮（第3、4个），“接受修订”按钮（第5个，包括 “接受（当前）修订”和“接受所有修订”），拒绝修订按钮（第6个，包括“拒绝（当前）修订”和“拒绝所有修订”），插入批注（第7个），突出显示（第8 个，可设置修订内容底纹颜色）和修订状态形状（用于切换修订状态和普通状态）。

图4

　　所有设置都比较直观，这里，只强调几点应该注意的地方。
　　第一，关于“审阅人”的含义。在左数第2个按钮“显示”下接菜单中的“审阅人”，这个“审阅人”并非当前操作系统（如Windows Xp）的登录帐号，而是WPS Office 2007的用户名。在我们安装WPS Office 2007个人版完成后第一次运行时，会提示输入用户信息，就是它了。如果在图3中勾选了“显示作者缩写”的话，在“删除的内容”后面就会有一个方括号，其中显示修订者帐号的缩写。但也许你会发现在你的文档中，方括号中只有一个字母（比如不是“bntrees”，而是“b”），或者显示的帐号名并不符合你的心意，没关系，我们就把它改成你所想要的吧。在图3的“选项”设置面板中切换到“用户信息”，在这里设置一下，就OK了（图5）。

图5

　　第二，关于批注按钮。批注按钮在修订状态和非修订状态都可以使用，但如果是在修订状态使用，并且批注点与修订内容一致，则在完成修订（即选择了“接受” 或“拒绝”）后，会自动消失，可以理解为“为修订所作的说明”，而在非修订状态下使用时，或者虽然在修订状态下，但批注在非修订内容处，则因为它本身与修订内容无关，即使执行了“全部接受”或“全部拒绝”也不会消失。但可以通过将显示模式设置为“最终状态”使其隐藏，而又可以设置为“显示标记的最终状态” 使其显示出来，可以理解为“为文档内容所做的注释”。
　　第三，关于“突出显示”，该功能其实与修订功能关系不大，无论在修订状态还是普通状态，都可以用它为文档中的任何文字（不一定是插入或删除的部分哦）加上底纹来“突出显示”。不过奇怪的是，虽然效果几乎一样，但这个功能与通过【格式】菜单下的【边框和底纹】设置的底纹并非一回事。
　　好了，关于修订的那些事儿，我们就讲到这里吧。最后讲一个小技巧，如果你既想了解领导是如何“修改” 你的材料的，而又不想让领导知道自己在使用“修订”功能，可以在领导修改你的文稿之前，开启修订状态，并将显示模式设置为“最终状态”（注意是在最左的下拉列表中选择，不要错选了“显示标记的最终状态”），并关闭“审阅”工具条。这样，系统会默默在后台记录修订的所有细节，但显示的，却与正常的修改没有任何区别。至于怎样才能在领导修改之前完成这些工作，就“八仙过海，各显神通”了。