在Excel2007中使用文本文件

前言   使用Excel2007，从文本文件导入数据有两种方式：
1、在Excel2007中打开整个文本文件；
2、使用文本文件中的数据来创建外部数据区域导入工作表的数据区域。

一、在Excel2007中打开文本文件

可以使用“打开”命令将其他程序中创建的文本文件转换为Excel2007工作薄。
（1）单击“Office按钮”。然后单击“打开”命令。
（2）将显示“打开”对话框，在“文件类型”框中，选择“文本文件”。
（3）找到并双击要打开的文本文件，Excel2007将自动打开“文本导入向导-步骤1（共3步）”对话框，如图1所示。

图1   文件导入向导步骤

对其中包含的选项进行以下说明。
1、原始数据类型：如果文本文件中的项以制表符、冒号、分号、空格或其他字符分隔，则选择“分隔符”。如果文本文件中的所有项的长度相同，则选择“固定长度”。
2、导入起始行：键入或选择行号以指定要导入数据的第一行。
3、文件原始格式：选择文本文件中使用的字符集，大多数情况下，可以保持文本格式的默认设置。如果知道文本文件是使用不同于计算机上使用的字符集创建的，那么应更改次设置使其与计算机上的字符集相同。例如，如果你的计算机设置为使用字符集1251（西里尔文，Windows），而知道文件是使用字符集1252（西欧字符，Windows）生成的，则应将“文本原始格式”设置为1252。
4、预览文件：该框以文本被分到工作表的列中后的形式来显示文本。

（4）单击“下一步”按钮，进入“文本导入向导-步骤2（共3步）”对话框，如图2所示。
对其中包含的选项进行以下说明。
·分隔符：选择  在文本文件中分隔值的字符，如果未列出字符，则选中“其他”复选框，然后在包含光标的框中键入字符，如果数据类型为“固定宽度”，则这些选项不可用。
·连续分隔符视为单个处理：如果数据包含数据字段之间的一个具有多个字符的分隔符，或者数据包含多个自定义分隔符，则选择该选项。
·文本识别符号：选择文本文件中将值括起来的字符。当Excel遇到文本识别符时，识别符后面且下一识别符前面的所有文本都会作为一个值导入，即使文本中包含一个分隔符也是如此。例如，如果分隔符为逗号，文本识别符为双引号，“Dallas，Texas”将以Dallas，Texas形式导入到一个单元格中。如果没有识别符或者指定单引号为识别符，“Dallas，Texas”“Dallas和Texas”形式导入到两个相邻的单元格中。

图2   文件导入向导步骤

注释：如果分隔符出现在两个文本识别符中间，Excel2007将在导入值中省略识别符。如果两个文本识别符中没有分隔符，那么Excel2007将在导入值中包含识别符，因此，“Dallas，Texas”（使用双引号文本识别符）将以“Dallas Texas”形式导入到一个单元格中。
·数据预览：在该框中验证文本是否按照期望的方式分到工作表中的列。

（5）单击“下一步”按钮，进入“文本导入向导步骤3（共3步）”对话框，如图3所示。

图3   文件导入向导步骤

对其中包含的选项进行以下说明。
·单击“高级”按钮，可以指定文本文件中所使用的小数分隔符和千位分隔符的类型。在将数据导入到Excel2007中时，分隔符将与“区域设置”中所指定的所在 国家/地区的分隔符想匹配。
·列数据格式：单击在“数据预览”部分选定的列的数据格式。如果不想导入选定的列，则单击“不导入此列跳过”。
·选择选定列的数据格式后，“数据预览”下的列标题将显示为该格式，如果选择“日期”，在“日期”框中选择日期格式。
选择与预览数据最接近的数据格式，这样Excel2007便可以准确地转换导入数据。
（6）单击“完成”按钮，用户在工作表中将可以看到导入的数据。

二、将文本作为外部数据区域导入

如果要从外部数据区域的文本文件导入数据到Excel2007表格中，则可以按照以下步骤操作。
（1）单击要用来放置文本文件数据的单元格。
注释：要确保外部数据（存储在Excel2007之外的数据，例如，在Access、dBASE、SQL Server或Web服务器上创建的数据库）不会覆盖现有数据，确保在工作表单击的单元格下方或右侧没有数据。
（2）在“数据”命令标签上的“获取外部数据”组中，单击“自文本”按钮。

（3）打开“导入文本文件”对话框，在“文件类型”下拉列表框中选择“文本文件”。在“查找范围”下拉列表框中，找到并双击要导入的文本文件。

（4）要指定如何将文本分为若干列，按“文本导入向导”中的说明进行操作，然后单击“完成”按钮。
（5）在“导入数据”对话框中，单击“属性”按钮可以设置所导入数据的刷新、格式和布局选项。

（6）在“导入数据”中，执行下列操作之一：
·要将数据放置到所选位置，单击“现有工作表”，然后单击“确定”按钮；
·要将数据放置到新的工作表，单击“新建工作表”然后单击“确定”按钮。Excel2007即会向工作薄中添加新工作表，并自动将外部数据区域置于新工作表的左上角。

三、将数据导出到文本文件

可以使用“另存为”命令将Excel2007工作表转换为文本文件。