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电脑文件整理招数

时间:2008-07-12 22:00:37 作者:officeba 【认证】

    懒人,从来都是不会经常整理文件的,不过时间一长,众多的文档分布在硬盘的各个角落,用目录进行整理保存,工作量大、查看起来也不方便且还会浪费不少的磁盘空闻;用压缩工具打包,尽管可以节约空间但是却无法直接编辑修改或查看压缩包中的文件。这些招,懒人怎么会用,他们自有妙招!再多再乱的文件也能整理得井井有条,关键是不费力哦!

    懒招1,自动提取乱中取胜
    小张起初将照片、Office文档、电影、音乐等文件一股脑地存放在某一个磁盘分区,刚开始文件少使用起来倒也方便,但随着时间的推移,文件数量剧增,每次找所需的文件都要瞪大眼睛,不过有了MY文档管理器(下载地址:http://www.skycn.com/soft/42340.html)就不用担心了。
    第一步,下载MY文档管理器,解压到任意目录,直接双击其中的可执行性文件即可使用。依次单击“节点操作→添加节点”,分别添加多个节点,如“办公文档”、“电影”等分类,这样做的目的是方便归类。
    第二步,在小张的F盘中的TEST目录下有众多的RM、MP3、JPG、DOC、TXT格式的文件,现在他要把JPG格式的文件提取到“照片”类别中。依次单击“系统配置→文件过滤”选项,打开Dialog对话框,输入“*.doc”,单击“添加”按钮,意思是过滤掉所有类型为“.DOC”的文件。然后按照同样的方法,将“*.txt”、“*.rm”、“*.MP3”一一添加进来。
    第三步,双击左侧窗格中的“照片”节点,然后依次单击“记录操作→导入记录树”命令,在打开的对话框中单击浏览按钮,打开“F:\test”目录,单击“确定”按钮之后就可以将格式为JPG的文件提取出来并添加到“照片”节点中了。
    懒招2,不同的电脑统一的管理
    小张是电爱的Fans,工作之余常常为杂志写稿,他写完的和正在处理的稿件一般都存在一个稿件文件夹里。不过时间一长,家里的电脑(PC1)和单位的电脑(PC2)上都有这个文件夹。时常需要通过移动硬盘(U盘)在两台电脑之间传递,使用和管理都很不方便。不过他现在用优盘就可以统一管理了。
    第一步,将上文提到的那个MY文档管理器解压后直接拷贝到优盘上。把优盘插到PC1上,并运行软件,依次单击“记录操作→导入记录树”命令,在随后弹出的对话框中设置好“稿件”文件夹的根目录,将“导入深度”设置为“5”,单击“确定”后,稍等片刻,软件就把PC1上的“稿件”导入到MY文档管理器中。
    小提示:通过这种方式导入到程序中的仅仅是文件的路径、文件名等属性信息,并不是文件本身。
    第二步,把优盘插到PC2上,按照同样的方法导入PC2上的“稿件”文件。以后要编辑“稿件”里的文件,你自己根本不用记住哪台电脑的哪个路径,只要把优盘插入到电脑,运行MY文档管理器,就可以直接编辑了。
    第三步,为方便在异地使用,小张决定为当前正在处理的稿件增加一个副本。在需要异地处理的稿件上右键单击,选择“复制文件到(自动添加副本)”命令,在弹出的对话框中将保存目录设置为优盘上的某个目录即可。这样,就可以在优盘上编辑PC1或PC2的稿件了。
    小提示:对于PC1、PC2上的同名文件,MY文档管理器以不同的磁盘号+文件路径来标识文件记录,因此,对于不同电脑上的同名文件,甚至是路径和文件名完全相同的文件,程序也可以准确识别哪个是哪个。
    懒招3多种文件批量移动
    要将文件管理得井然有序,就免不了要进行复制、删除、移动等等操作,如果一个个进行操作,工作量是非常巨大的。这时我们就需要借助于Belvedere Automated File Manager(下载地址:http://lifehacker.com/assets/resources/2008/03/Belvedere%200.3.exe)进行批量操作了。例如我们想把“F:\test”目录中的所有照片移动到F盘中的“北京游照片”目录中,可以按以下方法进行。
    第一步,建立“F:\test”目录后在“rule”一栏中,单击“+”按钮,建立一个规则。在“Descriptior”文本框中为当前规则起一个名字如“批量整理移动”。单击第一个下拉列表,在这里可以选择Name(文件名)、Extension(扩展名)、Size(大小)等进行操作,这里选择扩展名“Extension”。单击第二个下拉列表,在这里设置的是操作条件,有is(是)、is not(不是)、contains(包含)等操作可供选择,这里选择的是“is”。接下来,在最后的文本框中输入图片文件的扩展名,示例中是“JPG”。定义的规则合起来的意思就是“扩展名是JPG”。
    第二步,在“Do the following”区域设置操作动作,单击第一个下拉列表进行操作动作的选择,有“Move file(移动)、Rename file(重命名)、Delete file(删除)”等动作可供选择,我们要批量移动,那就选择重命名“Move file(移动文件)”。接下来,单击后面的按钮选择“F:\北京游照片”目录。
    第三步,规则设置完毕,单击“Test”按钮应用规则,程序即可一次性地将所有扩展名为“JPG”的图片文件移动到“F:\北京游照片”目录中了。
    懒招4提纲挈领一点即得
    在前面几大懒招的帮助下,你电脑里的文件应该已经有点类别了吧。如果从此想告别懒人的生活,那就要养成管理文件的好习惯了。
    第一步,在你保存资料的电脑分区中,要接类别建立多个文件夹,可以按用途分为:学习、娱乐、暂存、工作、下载,在娱乐下又可以建立二级目录:电影、歌曲、动画等。也可以按照常见的文件性质进行分类,例如分为:图片、电影、电子书、安装文件等,当然也可以按照你的需要再建立二级目录,以后每有文件需要保存就按这个类别保存到相应的目录。
    第二步,虽然现在已经把文件分门别类存放了,但时间长了,目录太深,一层一层查找也很麻烦的,在EXCEL里建一个目录就可以统一管理了。运行EXCEL后,新建一个表格,然后按照我们的分类方式隔行输入:图片、电影、电子书,在图片分类下再建立二级目录名,例如明星、汽车、壁纸等。
   第三步,右键单击“图片文字”,选择“超链接”,在弹出的对话框中选择电脑里图片目录文件夹,单击“确定”后EXCEL里的“图片”文字就变成彩色。用同样的方法为一级目录的“电影、电子书”和二级目录的“明星、汽车、壁纸”等添加超链接。然后将这个EXCEL文件命名为文件目录,保存到桌面上,以后打开这个文档,直接单击相应的文字,比如单击“壁纸”,就可以切换到壁纸文件夹了。
    小提示:如果要更改某个超链接,直接右键单击该文字,选择“编辑超链接”就可以了。


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