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Word2007新功能:一劳永逸地除去修订

时间:2012-06-03 10:01:18 作者:officeba 【认证】

  您在同事发来的电子邮件中收到一篇Word文档。您可以基于它来建造所需的文档,因而您用新名称保存了它并按照您的需要进行点窜。您历来没有重视到同事在原始文档中留下了批注,由于在您的副本中看不到它们。

  此刻您筹办将文档传递给客户,可是您要发送给他们的是您的文档版本,而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大年夜杂烩。

  或,您利用了 Microsoft Office Word 2007 中的修订功能跟踪您对本身的求职信所做的更改。此刻您要将求职信发送给雇用方,雇用方看到的应当是您编辑的成果,而不是您进行编辑的思虑过程。

  在上述任一环境下,当接到Word文档的人抱怨您的文档难于浏览,处处都是删除线、下划线和侧边批注框时,您感应很震动。例如,在您的求职信的一段中,有三个分歧的处所带有删除线 - 而您这一次要夸大的手艺倒是用带下划线的文本显示的。您可能得不到这份工作了。

  这些文本在您发送文档的时辰实在不在此中。Word 如何会找到并显示这些内容呢?要使 Word 的表示如您所愿,应当如何做?

  体味修订功能

  您可能正在 Word 中利用修订或批注功能,而本身却没成心想到这一点。凡是,在 Word 跟踪更改时,它会在边距中的批注框中显示删除内容,而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容和批注(或“注释”)也能够显示为内嵌。

  有多种编制可以埋没修订或批注 - 但是,在修订功能打开时所做的所有修订和插入的所有批注,将一向是文档的一部分,直到它们被接管或回绝(对批注来讲是删除)。

  注释 埋没修订不会从文档中删除现有的修订或批注。埋没修订使您可以或许轻松查看文档,而免受删除线、下划线和批注框的干扰。

  若何查抄文档是不是有修订和批注?

  Office Word 2007 供给了一项称为“文档查抄器”的功能,该功能用于查抄文档中是不是有修订、批注、埋没文字和其他小我信息。要查抄文档,请履行以下操纵:

  1、打开要查抄是不是有修订和批注的文档。

  2、单击“Microsoft Office 按钮”,指向“筹办”,然后单击“查抄文档”。

  3、在“文档查抄器”对话框中,单击“查抄”。

  4、核阅查抄成果。若是文档查抄器找到了批注和修订,将提示您单击“批注、修订、版本和注释”旁的“全数删除”。

  5、单击“从头查抄”或“封闭”。

  若何除去修订和批注?

  要除去修订和批注,您需要接管或回绝修订,和删除批注。编制以下:

  1、在“核阅”选项卡上的“跟踪”组中,单击“显示标识表记标帜”旁边的箭头。

  2、确保以下每个复选框旁边都显示复选标识表记标帜:

  ·批注

  ·墨迹注释

  ·插入和删除

  ·格式

  ·核阅者(指向“核阅者”,然后确保选中了“所有核阅者”。)

  若是某复选框旁边未呈现复选标识表记标帜,请单击该项以选中它。

  3、在“核阅”选项卡上的“修订”组中,单击“后一处”或“前一处”。

  4、请履行以下操纵之一:

  ·在“修订”组中,单击“接管”。

  ·在“修订”组中,单击“回绝”。

  ·在“批注”组中,单击“删除”。

  5、反复步调 3 和 4,直到接管或回绝了文档中的所有修订并删除所有批注。

  注释

  ·若是您知道要接管所有修订,则单击“接管”,然后单击“接管对文档的所有修订”。

  ·若是您知道要回绝所有修订,则单击“回绝”,然后单击“回绝对文档的所有修订”。

  ·若要除去所有批注,您必须删除它们。在“批注”组中,单击“删除”旁边的箭头,然后单击“删除文档中的所有批注”。

  这些修订和批注如何会在那边的?

  您可能觉得已除去了批注或修订,或您可能从其他人那边收到文档却没成心想到它包含批注或修订。Word 如何会在您不知道的环境下存储这些项目呢?

  您或发送文档的人可能埋没了修订或批注,以使文档更轻易于浏览。但是,埋没修订实在不会删除它们。它们仍保存在文档中,直到您对其进行措置。按照您的 Word 版本和所用的设置,修订或批注可能在您或其他人打开文档时从头呈现。

  若是您不希望其他人看到修订和批注,请在与其他人共享文档前接管或回绝修订并删除批注。

  若何查找埋没的修订和批注

  有几种编制可以埋没修订和批注,这可能导致您觉得文档中没有这些内容。例如:

  ·“显示以供核阅”框 在“核阅”选项卡的“修订”组中,“显示以供核阅”框显示您所处的查看模式。它还供给用于查看文档的其他选项。若是您单击“终究状况”或“原始状况”,修订和批注会埋没。若要显示它们,请选择“显示标识表记标帜的终究状况”或“显示标识表记标帜的原始状况”。

  ·显示标识表记标帜 在“核阅”选项卡的“修订”组中,您可利用“显示标识表记标帜”列表埋没批注和修订。在“显示标识表记标帜”下具有复选标识表记标帜的项目会显示;没有复选标识表记标帜的项目会埋没。若要显示某个项目,例如“插入和删除”,请在“显示标识表记标帜”菜单上单击它。

  为甚么 Microsoft Office Word 默许显示修订和批注

  为了不您不经意地分发包含修订和批注的文档,在默许环境下,Word 显示修订和批注。“显示标识表记标帜的终究状况”是“显示以供核阅”框中的默许选项。

  我可以两方面兼顾吗?

  若是您希望保存文档中的修订或批注,同时又希望共享文档而不让他人看到修订和批注,最好的解决编制就是保存文档的分歧副本:一份公用副本用于分发,一份专用副本用于本身利用。在文档的公用版本中,按本文所述接管或回绝所有修订并删除所有批注。在文档的专用版本中,可以在原地保存修订和批注。


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