『Word2007技巧』调整收件人列表或项列表

在连接到某些数据文件时，您可能实在不想将数据文件中所有记录的信息都归并到电子邮件主文档中。若是数据文件包含没有电子邮件地址的记录，请在电子邮件归并中省略这些记录。不然，Word 没法完成归并过程。

要缩小收件人列表或利用数据文件中记录的子集，请履行以下操纵：

1、在“邮件”选项卡上的“开端邮件归并”组中，单击“编辑收件人列表”。



2、在“邮件归并收件人”对话框中，请履行以下任一操纵：
　-选择单个记录  此编制最合适短列表的环境。选中要包含的收件人旁边的复选框，断根要解除的收件人旁边的复选框。
若是归并时只希望包含少数几个记录，可以断根题目行的复选框，然后只选中要归并的记录。一样，若是要包含列表中的大年夜部分内容，则可选中题目行中的复选框，然后断根不想包含的记录的复选框。

排序记录  单击您要作为排序根据的项目标列题目。将按字母挨次升序（从 A 到 Z）对列表进行排序。再次单击该列题目，将按字母挨次降序（从 Z 到 A）对列表进行排序。

　-若是要进行更复杂的排序，请单击“调剂收件人列表”下的“排序”，并在“遴选和排序”对话框中的“排序记录”选项卡上选择排序首选项。

遴选记录：若是列表包含不希望在归并中看到或包含的记录，这类编制十分有效。遴选列表后，可利用复选框包含和解除记录。

要遴选记录，请履行以下操纵：

1、在“调剂收件人列表”下，单击“遴选”。
2、在“遴选和排序”对话框的“遴选记录”选项卡上，选摘要用于遴选的条件。
例如，若是要只为将澳大年夜利亚列为国度/地区的地址天生电子邮件，则可在“域”列表中单击“国度或地区”，在“比较”列表中单击“即是”，然后在“比较对象”列表中单击“澳大年夜利亚”。

3、要进一法式整遴选，请单击“与”或“或”，并选择更多条件。
例如，要只为慕尼黑的公司天生电子邮件，则可遴选“城市”域包含“慕尼黑”并且“公司名称”域不为空的记录。若是在此遴选中利用“或”而不利用“与”，邮件归并将包含所有慕尼黑的地址，和其他城市中包含公司名称的所有地址。

注释：若是已安装了地址验证软件，可以单击“邮件归并收件人”对话框中的“验证地址”，来验证收件人地址。