巧用题注轻松编辑Word 2007长文档

   你在用Word 2007编写长文档的时候最害怕遇到什么情况呢？

    场景1：假设写了一篇长论文，里面的各种插图超过了100张，并被标上了“图1”、“图2”之类的标号。但修改时发现，有两张图之间还需要插入一张图。这可好，新插入一张图后，后面所有图的标号都要顺延了，如果是在文章末尾插入新图，那工作量还小一些；如果是在文章开头处插入，呵呵，有得忙了。

    场景2：给某个出版社写了篇书稿，在文章的正文中引用一些信息：“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候你会怎样做?手工创建索引?那以后如果页数变化了，或者章节的编号名称变化了，难道再挨个手工更新?

    在此，笔者要介绍的题注功能就可以帮我们自动完成很多工作，尤其在编辑长篇文档的时候特别实用。下面就以Word 2007为例为大家介绍一些题注的用法。

    插入题注快速编号

    通常编辑的Word 2007文档中经常需要插入图片、表格或公式之类的对象。为了便于说明，往往还要在每张图片、表格或公式下面显示编号和简短介绍。对此一般是在插入图片或者表格之后，另起一行或插入文本框并手工输入编号和描述。其实这项工作如果改用题注插入会更方便，你既可手动插入编号，也可让Word 2007在插入对象时自动生成编号。

    以对图片添加编号来说吧。将图片插入文档并设置好对齐方式后，选中图片，切换到“引用”选项卡，单击“插入题注”，显示“题注”窗口。默认的题注是“图表1”，单击“新建标签”按钮，输入标签名“附图”，确定把题注变成“附图1”。可以顺便在题注中的“附图1”后面加上一些简单介绍。在此，你可以在“标签”的下拉列表直接选择其它题注，在“位置”下拉列表中选择题注要出现在项目的上方或下方，也可以单击“编号”按钮设置编号格式。最后确定即可看到图片的题注了。

    为第二张图编号就简单了，同样选中图片单击“插入题注”，在“题注”窗口中默认的就是“附图2”，若不需添加介绍的话，直接确定即可。

    利用题注加速编辑

    一般手动插入的图表编号，一旦在中间又插入新图或删除旧图，那么后面所有图片的编号都得重新改过。而使用题注插入编号则不存在这个麻烦。在文档中增加新图片时，只要先对插入图片用题注进行编号。然后按“Ctrl+A”键全选再按F9刷新，后面所有图片编号就会自动修正了。

    假设在“附图2”前面插入一张图，此图会被题注编号为“附图2”，而刷新后原来的“附图2”则会变为“附图3”，依此类推。删除图片时只要把下面的题注一起删除，同样可以通过F9刷新快速修正所有编号。

    交叉引用快速修正

    在一些长文档中，经常看到象“详见本文X页XXX内容”这样的题注。若手工输入，由于后期文档各部分所在的页数、标题会因编辑排版而改变，到时逐一修正将是一项艰巨的任务。其实此类题注，只要使用题注的交叉引用即可轻松搞定重复修正的麻烦。
    第一步：把输入光标定位到要插入标注的位置。切换到“引用”选项卡，单击“交叉引用”，在“交叉引用”窗口的“引用类型”下拉列表中选择“标题”，下面“引用什么标题”中就会列出本文中的各级标题。

    第二步：单击选中引用的小标题(例：三、报表)，在“引用内容”下拉列表中选择“页码”，单击“插入”按钮即可在输入光标位置插入该标题所在的页码29。在“引用内容”下拉列表中选择“标题文字”，再次单击“插入”，插入标题名“三、报表”。

    第三步：关闭“交叉引用”窗口，在插入的“29三、报表”内容中插入文字，把它改成“详见本文29页”三、报表内容”即可。

    当我们完成所有排版编辑后，只要按“Ctrl+A”键全选再按F9刷新这些题注，即可按最终状态自动修正。此外，还可以按住Ctrl键用鼠标左键单击插入的交叉引用题注，快速跳到该题注标题所在位置。

    上面提到的各种题注最终都必需通过按F9刷新才能修正。如果你不喜欢老按F9的话，可以设置让Word 2007在打印前自动刷新：单击Office按钮，在弹出菜单中单击“Word选项”按钮，在“Word选项”窗口左侧选择“显示”，单击下面的“打印前刷新域”复选项，确定返回。以后打印时Word 2007就会先自动刷新再打印，若你不想打印，那么只选择打印预览也同样会自动刷新。

    Tips：前面提到的目录和交叉链接都必须按Ctrl键再单击才能跳到相应位置。如果要像网页一样通过单击跳转，只要在“Word选项”窗口左侧选择“高级”，单击取消“用‘Ctrl+单击’跟踪超链接”复选项前的钩即可。不过在一般情况下保留这个还是有必要的。