四种快速按规律设置Excel2007行列格式的方法

   在用Excel2007制作大型数据表格时为了便于查看，经常会要求把表格按一定的规律设置颜色，例如把表格5、15、20…列的填充颜色全部设置成黄色或者对文字进行加粗处理等等。有些时候又需要按一定的规律设置行高列宽。这些虽然只是小问题，但要用常规的方法直接选中设置的话那可就复杂了。在此为大家介绍四种快速按规律设置行列格式的简单方法。

    单一设置，用条件格式

    通常人员记录清单、合同记录表、学生成绩单一类行数特别多的表格，在查看或修改时很容易看错行。这类表格普遍都要求对每隔一定行数的行设置不同的颜色，例如：同隔2行对2、4、6……双行设置填充颜色为红色，这样上下两行就绝不会看混了。这种比较单一的格式设置要求，在Excel2007中最常用的方法就是使用条件格式。

    先选中要按规律设置格式的单元格区域，本例中是选中A1:M1000，单击“开始”选项卡下的“条件格式”从下拉列表中选择“新建规则”。在“新建格式规则”膏口的“选择规则类型”列表中选中“为符合此公式的值设置格式”，并在“编辑规则说明”下面输入公式为“=MOD(ROW()，2)=0”  (不带引号)，此公式表示用当前行数除2的余数等于0时才符合这个规则的条件．也就是说对行数为2的倍数行设置格式。然后单击下面的“格式”按钮，在“设置单元格格式”窗口中设置单元格填充色为红色，最后确定完成设置即可。

    如果要按列设置，只要把公式中的ROW()换成COLUMN()就行了，公式中的2是间隔的行列数，可按需要修改。此外，一般表格要求的规则是应该排除标题行的，若前面有三行标题不算则应该对5、7、9……行设置格式，对此只要把公式改成=MOD(ROW()-3,2)=0即可。

    小结

    使用条件格式设置的优点是行列的格式不随表格数据变化．所以删除或增加表中的数据行列后不必重新设置格式。缺点是只能设置字的颜色、下划线、加粗；单元格填充、边框；数字格式，对于字体、对齐，保护、行高列宽等就无能为力了。此外，条件格式虽然可设置三种条件，但对于同一区域却只能设置一组格式，所以只能用于设置规律比较单一的表格。

    复杂表格，用选择性粘贴

    很多像财务年度汇总表、合同年度汇总表、工程费用表等大型表格其内部数据实际上是可以分割成很多个大小相同的小区域。这就要求以小区域为单位，实现按复杂的规律设置行列格式以便区分出各个区域。

    就以笔者常做的进度拔款汇总表来说吧，要求就复杂多了：得同时实现对5、15、20……行设置填充红色和加粗，对4、9、14行设置绿色字，对2、4、6……列设置货币格式，对6、12、18……列设置填充黄色，对5、11、17……列设置填充浅蓝色这五项要求。这四个要求够复杂的了，如果还用条件格式显然是很难实现的，不过用选择性粘贴就简单了。

    仔细分析，发现虽然复杂但也是有一定规律的：其实可以把它划分成很多小块，对某个小块设置后再粘贴到其它区域即可。下面新建一个工作表，在新工作表中分别选中第五行设置填充颜色为红色和字体加租、选中第四行设置绿色字、选中第2、4、6列(B、D、F列)设置货币格式、选中第6列(F列)设置填充颜色为黄色，选中第5列(E列)设置填充色为浅蓝。这些基本设置操作就不细说了。

    然后再选中A1:F5区域设置一下表格边框，并随意输入一些数字以查看设置效果。确认无误后选中A1:F5单元格区域进行复制，再选中要按规律设置格式的单元格区域(本倒为C6:BV30)，右击从快捷菜单中选择“选择性粘贴”。在“选择性粘贴”窗口中单击选中“格式”单选项，确定完成粘贴，马上可以看到选中区域那样按规律设置好格式了。

    小结

    选择性粘贴的优点是不管有多少个不同规律格式要设置，都只要一次复制粘贴即可批量完成。而且设置格式的范围是以选中区域为准，因此对于要求标题行列不参与格式设置一类的表格，只要直接选中相应数据区域进行粘贴即可，无需其它改变，操作更加灵活。这种方法事实上是适用于所有要求按规律设置行列格式的表格的，只是对于如本例所示的这种超复杂的表格更能体现其优点罢了。

    行高、列宽，用填充搞定

    在上例中的表格还需要为“费用”所在的所有双数列和“累计应拔款”所在5、10、15……行设置较大的行高列宽，平常设置了分页小计的表格也需要为小计所在行设置特定的行高。而前两招只能用来设置格式，并不能按规律调整行高。下面就为大家介绍一种可以调整行高、列宽的方法。

    在本例中，为了把小计所在行的行高同时调高以突出小计行。要先在表格前面插入一列(A列)，双击A14单元格进入编辑状态，按“Alt+回车键”增加行数来调整出适当的行高，然后选中A4:A14，把鼠标指向其右下角的填充柄按住左键向下拖动复制出足够的行数，即可把14、25、36……行调到与14行一样的行高。设置好后选中A列右击选择“隐藏”，这样A列就看不到了。在设置好行高后还可以通过在A列插入(删除)单元格让活动单元格下(上)移，让设置的各行高格式一起上下移动。同理也可以调整列宽，只要在表格上插入一行，按所需宽度在这一行的相应列中输入足够的文字以调整列宽。然后同样选中前面的几个单元格，向左拖动复制出足够的列。最后选中这一行单击“开始”选项卡下的“格式”，选择“自动调整列宽”，让列宽按第一行的文字数调整即可。

    小结

    此方法最大的优点就是可以按规律调整行高，这正是前两种方法的不足，也是此方法的唯一用处，所以它只适用于需要批量调整行高列宽的表格。

    筛选设置，灵活多变

    用筛选可以轻松地按某种条件批量选中不相邻的行，这样也可以批量设置格式。举个例子，最近某公司发一笔奖励工资，财务会在已经领取工资的员工后面标注，未领取工资的员工标注为空。为了将未领取工资的员工重点突出，可做以下的设置。

    选中“标注”列(G列)，切换到“数据”选项卡，点击“筛选”，此时在“标注”处会出现一个下拉列表，在“文本筛选”框中取消“已发”前面的钩，点击确定按钮。这样所有未领取工资的员工就被筛选出来。

   选中它们进行相关设置，在本例中笔者全部设置为加粗，红色字体，灰底。然后再在“文本筛选”框中勾选“全选”。这样，一个完整的表格就显示出来了。其中未领取工资的员工也被重点突出了。

    小结

    使用筛选，优点在于可以按数据中的区别对行列进行批量设置，而不像前几种方法一样只能对一定间隔的行列进行设置。另一点就是随时可以再次筛选批量修改指定行的格式，修改方式比较直观，可以同时修改格式和行高，唯一不足的就是无法按规律设置列的格式，此方法可对列表中记录行按指定务件归美再逐类进行批量设置，所以适用于那些需要对记录按分类设置格式的表格。

作者：电脑迷