Excel2007 语音校验法与数据有效性

   不少人经常用电子表格Excel2007来录入大量数据，比如学生的各科成绩、职员的工资等，这种枯燥的录入以及数据检验工作非常容易出错。能不能使用一些技巧呢?

    耳眼并用的“语音校验法”

　　1、打开Excel 2007，右击左上角的Office按钮，选择“自定义快速访问工具栏”，便打开了Excel选项对话框。

　　2、在选项窗口中单击“从下列位置选择命令”下拉列表，点选“不在功能区中的命令”，在下面的列表框中选择“按Enter键朗读单元格”并单击“添加”按钮右边的列表框（如图1所示）。单击确定退出对话框。

图1  选择“按Enter键朗读单元格”并单击“添加”按钮右边的列表框

    3、在快速访问工具栏上点按刚加上的按钮，使其处于被按下状态。

这时你在单元格中输入一些数据后按回车或按方向键试试，是不是Excel2007把它读了出来?不过它只能读数字和英文，好像不认识汉字。别急，打开你的“控制面板”，双击其中的“语音”项，将“语音选择”项中系统默认的“Microsoft Sam”更改为“Microsoft Simplified Chinese”(微软简体中文)，确定。再回到Excel2007中输入数据并回车试试。是不是连汉字也读出来了?

    设置“数据有效性”

  “语音校验法”要求输入者时刻都要注意力集中，如果输入有误并且也没听清的话，还是一样会出错。如果你要输入的数据非常有规律的话。比如学生的评定成绩都在一个固定的范围内(1~10分)，就可以试—下设置“数据有效性”，它能够将“非法”的超范围数据醒目地标示出来。首先用鼠标拖动选中待检验的数据，单击“数据”选项卡，找到“数据工具”，点击“数据有效性”菜单、在对话框的“设置”选项卡中将“允许”设置为“整数”，“数据”项为默认的“介于”，在下面的“最小值”和“最大值”中分别输入合法数值的范围(0和10)，确定（如图2所示）。回到Excel2007窗口中右键单击工具栏空白处并从弹出的快捷菜单中选择“公式审核”，接着单击其中的“圈释无效数据”。看到了吗?Excel2007马上就把那些不在合法数据范围内的非法数据给用大红圈给圈了出来，你只需双击这些醒目的红圈单元格就可以修改了。

图2  “数据有效性”对话框