用Excel2007打造智能电话号码速查表

由于工作原因，笔者每天都会和学校各科系的教职工电话联系。而埋头在一张有800多条记录的电话表中找到想要的电话号码，则成了笔者当前最头疼的一项工作。如何化繁为简、提高工作效率呢？经过一番思索，笔者找到了一个点子。即用Excel2007制作一张智能电话号码速查表（如图1）。比如需要知道院领导的唐健禾老师的电话号码，只需在“选择单位”希腊菜单中选择“院领导”，再在“选择姓名”下，选择“唐健禾”，相应的电话号码就会立即出现在“电话号码”单元格中，一目了然，非常便捷。

图1 

第一步  启动Excel2007，新建工作薄，取名保存。

第二步  切换到Sheet2工作表中，仿照图2的样式，将相关电话号数据复制输入到表格相应的单元格中。

图2

第三步  选中B1至B10单元格（即校级领导所在的单元格区域），然后将鼠标定位在工作表右上侧“名称框”中，输入“校领导”，按回车键确认命名，如图3所示。

图3

第四步  依照第三步操作，对其他个但威尔所在大的单元格区域命名。

第五步  在Sheet2工作表中，选中E1至E30单元和区域，命名为“单位”，并在各单元格中输入各单位名称。

第六步  切换到Sheet1工作表，在B3中输入“选择单位”，在C3中输入“选择姓名”等相关固定的字符，并设置标题和单元格格式等。

第七步  选中B4单元格，在“数据”选项卡上依次点击“数据工具-数据有效性”命令，打开“数据有效性”界面，单击“允许”下面的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“序列”项，然后在“来源”下面的方框中输入“=单位”（为Sheet2工作表中E1至E30单元格区域名称），确定返回，如图4所示。

图4

第八步  选中C4单元格，按上述方法再次打开“数据有效性”界面，选择“序列”选项后的“来源”方框中输入“=INDIRECT(B4)”，确定后返回（“=INDIRECT(B4)”的意思为对B4单元格的引用）。

第九步  选中D4单元格，输入公式“=IF(ISERROR(VLOOKUP(C4,Sheet2!B1:C800,2,FALSE)),"",VLOOLUP(C4,Sheet2!B1:C800,2,FALSE))”（公式含义为通过IF语句判断反户表格当前行中指定列处的数值）。确认后，一张只能电话号码速查表即制作完毕，赶快试试效果吧。