用Office2007批量制作奖状

    学期结束了，这个时候学校就会对过去的一学期里有突出表现的同学进行表彰。颁发奖状，就是最常用的表彰形式了。今天，我们就来看看如何通过Office2007各个组件间的配合来轻松制作奖状。

    首先，我们在Word2007中新建一个奖状模板。点击“Office按钮”-“新建”，弹出“新建文档”窗口，左侧在“模板-Microsoft-Office Online”中选择“证书、奖状”，然后Word2007将连接互联网下载Office Online中的“证书、奖状”模板。我们选择的是“奖状4”模板，点击下载即可，如图1所示。这是奖状的主文档，也可以说是奖状的模板，最后我们只需在获奖信息的位置填写相应的内容即可。

提示：连接Office Online时可能会提示要求正版验证，在本站下载的Office2007安装程序只要是按要求安装的肯定能通过验证的。

图1  连接Office Online下载模板

数据源即一个存放获奖信息的表格，包括获奖人、获奖类别等信息。打开Excel2007，把各项信息输入到一个空白的工作表中欧你。注意类别名放在第一排，一个类别一行，如图2所示，并把它另存为“获奖名单.xlsx”。这便是我们需要的数据源，接下来我们只需通过Word里的“邮件合并”功能，便可将获奖信息自动填写到刚才创建的证书主文档中，并生成想也难怪数量的证书。

图2   用Excel2007制作数据源

回到主文档，依次点击“邮件”-“开始邮件合并”-“开始邮件合并”-“邮件合并分步向导”，打开“邮件合并”窗口，如图3所示。

图3  “邮件合并”窗口

在“选择文档类型”下选择“信函”单选框，然后单击“下一步”。在“选择开始文档”下选中“使用当前文档”，这样便将该文档定义为了邮件合并的模板。继续“下一步”，在“选择收件人”下选择“使用现有列表”，然后单击“使用现有列表”下的“浏览”按钮，选择刚才创建的“获奖名单”为数据源。接下来在“编辑收件人”窗口中选中“获奖名单”中的所有项目（如图4）。

图4   选中“获奖名单”中的所有项目

现在，我们进入最后的步骤。继续在向导栏中点击“下一步”。在“撰写信函”下单击“其他项目”，你会发现在新开的“插入合并域”窗口中的“域”，正是我们前面创建的数据源中的各个类别，现在先关闭该窗口，在文档编辑窗口中将光标放到需要插入获奖姓名的地方，再次打开“插入合并域”窗口，选中“个人姓名”，单击“插入”，就完成了“个人姓名”合并域的插入（如图5）。照此方法，完成“获奖原因”、“奖项”、“颁奖单位”、“时间”等合并域的插入。

图5   合并域的插入

一直“下一步”直到“完成合并”步骤，点击“合并”下的“编辑个人信函”，在“合并到新文档”窗口中选择“全部”（如图6），“确定”后便会生成一个新的Word2007文档，里面正是合并后的所有奖状，现在，你只要将它们送到打印机就可以了。

图6  选择“全部”