Word2007 “图标工具”中的“设计”功能区(上)

前言  要插入新的Office2007图表，选择“插入”-“图表”。在“插入图表”库或对话框中，将鼠标指针悬浮于列出的不同模板上方。注意，工具条提示显示了库模板条目的名称，有时还会附带可能的应用建议。单击最适合你数据与主题的模板，然后单击“确定”。如果不喜欢生成的结果，稍候还可以修改。

图标会在Word2007的当前位置插入，如图1所示。注意，“图标工具”组被分为三个独立的功能区：“设计”、“布局”和“格式”。

图1  当插入图表时，Office2007会同时提供一个虚构的简单数据集

该过程还会在Excel2007中创建一个虚构的起始数据源。我们稍候会讨论数据问题。

正文  如图1所示，“设计”功能区是可以对设计、数据、布局和样式进行整体控制的部分。在开始时对如何表示数据进行一些整体规划是很有意义的，然后再做必要调整。

一、类型

如果对图表的整体类型不满意，可以更改它。在“设计”功能区，单击“更改图表类型”选项。图2所示的对话框会再次出现，但是现在它有了一个新名字：“更改图表类型”。输入该对话框的许多方面看起来与插入图表时使用的对话框相同，但是他们之间存在一个本质区别。

当首次创建图表时，显示的示例始终使用一个相应的数据组。因此，当单击种类完全不同的图表时，底层的数据会发生生变化。这一次使用已显示在Excel中的数据——即使那些数据不适合所选的图表类型。这样做有几个原因。中最重要的是，该过程没有操作向导，所以可以按适合自己的顺序来操作。因此，Word2007并不知道Excel2007中的数据集是原始的虚构数据，还是已经用你自己的数据替换过的。然而很最重要的是，当数据保持不变而更改整体图表类型时可以看到不同的结果。这样就会知道给出的图表类型与现有数据是否适合。如果不适合，数据就会像疼痛的大拇指一样伸出来。

在该过程结束时，当获得了喜欢的图标设计之后，看你希望将来还可以使用它，请单击“保存模板”以保存它。选择一个合适的名称，并使其保持一致性和系统性。当某一天有了上百种图表模板时，会对现有所做的工作感到满意的。一旦保存了图表模板，就可以使他们作为新图表使用，在“插入图表”对话框或“更改图表类型”对话框中，在各种图表类型列表的上方，单击“模板”文件夹图标可以查看所有用户自创的模板。

注意:图表模板以.crtx为扩展名保存在目录C:\Documents and Settings\[user]\Application Data\Microsoft\Templates的Charts文件夹下。Office2007的安装和设置程序没有指派任何与之相关联的程序，也不能编辑它或在Word或Excel的其他地方打开它。

二、数据

如上文所述，当首次插入图表时，Office2007会提供一个虚构的数据集，所以图表才能创建。如图2所示，这是一个最基础的用于显示要插入图表的数据集。一些特定的图表类型需要的数据集是不同的。然而，最初创建图表时重要的是图表类型，而不是赋予图标生命（虚构的生命，毫无意义）的数据。请不要忘记用真实的数据替换虚构的数据，这一点非常重要。如果不这样做会导致很大的麻烦，这是我的切身体会。

图2  当插入图标时，Office2007会随之显示一个虚构的数据集。不要忘记用真实的数据替换虚构的数据