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用WPS Office2007实现领导修订文稿

时间:2008-05-24 09:42:04 作者:officeba 【认证】

作者:bntrees  转自WPS官方论坛(bbs.wps.cn)

  现在的办公族真是有福了。写了稿子,送领导批阅后,可以直接在电脑上修改输出就好了。想当初,我刚刚到机关工作时,都是用钢笔誊写到稿纸上的,一篇几千字的稿件,即使领导只修改一两个字,也必须重新抄写一遍!
  更有许多领导自己也会用电脑,修改下属的稿子时,直接拿电子文档来,自己就在电脑上修改了,秘书真是连打字都不用了。只是这样一来,也少了许多学习的机会,领导到底改了哪些地方,也很难查找了。不过,如果让领导在WPS2007中开启“修订”模式,他在文稿上的每一处增删,都会清楚地标识出来(如图1)。


图1


  要实现这样的效果,其实是非常简单的,只需要在【工具】菜单中选中【修订】即可。此时,“修订”菜单图标呈选中状态(如图2),此时对文档做的任何修改都不会立即生效,而是会像图1所示那样,将添加的内容和删除的内容用不同的颜色标记出来。不过,可能你的电脑上显示的与图1所示会有一些细微的差别,比如新添加的内容并不是绿色的,而是红色的,比如在“删除内容”标识后面并没有修订者的标识,甚至修改后与没有启动“修订”状态没有什么区别,这是为什么呢?



图2

  其实修订后的文稿如何显示,都是可以自行定制的。从【工具】菜单调出【选项】,在弹出的面板中切换到【修订】选项卡,你会发现这里可以设置的项目非常多样化,包括“插入内容”、“删除内容”格式和颜色,修订行的边框和颜色,批注、编号的颜色以及是否使用批注框、是否显示与文字的连线、是否显示作者缩写等等(如图3)。由于这些内容非常直观易懂,我就不多啰嗦了,大家自己摸索一下就可以掌握了。



图3

  此外,当文档进入“修订”状态后,WPS2007文字会自动调出“审阅”工具栏(图4),如果没有自动调出,或者不小心关闭了,可以在工具栏空白处右击鼠标,选中“审阅”将其调出。在“审阅”工具栏上,从左到右功能键依次是显示状态按钮(前两个),定位按钮(第3、4个),“接受修订”按钮(第5个,包括 “接受(当前)修订”和“接受所有修订”),拒绝修订按钮(第6个,包括“拒绝(当前)修订”和“拒绝所有修订”),插入批注(第7个),突出显示(第8 个,可设置修订内容底纹颜色)和修订状态形状(用于切换修订状态和普通状态)。



图4


  所有设置都比较直观,这里,只强调几点应该注意的地方。
  第一,关于“审阅人”的含义。在左数第2个按钮“显示”下接菜单中的“审阅人”,这个“审阅人”并非当前操作系统(如Windows Xp)的登录帐号,而是WPS Office 2007的用户名。在我们安装WPS Office 2007个人版完成后第一次运行时,会提示输入用户信息,就是它了。如果在图3中勾选了“显示作者缩写”的话,在“删除的内容”后面就会有一个方括号,其中显示修订者帐号的缩写。但也许你会发现在你的文档中,方括号中只有一个字母(比如不是“bntrees”,而是“b”),或者显示的帐号名并不符合你的心意,没关系,我们就把它改成你所想要的吧。在图3的“选项”设置面板中切换到“用户信息”,在这里设置一下,就OK了(图5)。



图5

  第二,关于批注按钮。批注按钮在修订状态和非修订状态都可以使用,但如果是在修订状态使用,并且批注点与修订内容一致,则在完成修订(即选择了“接受” 或“拒绝”)后,会自动消失,可以理解为“为修订所作的说明”,而在非修订状态下使用时,或者虽然在修订状态下,但批注在非修订内容处,则因为它本身与修订内容无关,即使执行了“全部接受”或“全部拒绝”也不会消失。但可以通过将显示模式设置为“最终状态”使其隐藏,而又可以设置为“显示标记的最终状态” 使其显示出来,可以理解为“为文档内容所做的注释”。
  第三,关于“突出显示”,该功能其实与修订功能关系不大,无论在修订状态还是普通状态,都可以用它为文档中的任何文字(不一定是插入或删除的部分哦)加上底纹来“突出显示”。不过奇怪的是,虽然效果几乎一样,但这个功能与通过【格式】菜单下的【边框和底纹】设置的底纹并非一回事。
  好了,关于修订的那些事儿,我们就讲到这里吧。最后讲一个小技巧,如果你既想了解领导是如何“修改” 你的材料的,而又不想让领导知道自己在使用“修订”功能,可以在领导修改你的文稿之前,开启修订状态,并将显示模式设置为“最终状态”(注意是在最左的下拉列表中选择,不要错选了“显示标记的最终状态”),并关闭“审阅”工具条。这样,系统会默默在后台记录修订的所有细节,但显示的,却与正常的修改没有任何区别。至于怎样才能在领导修改之前完成这些工作,就“八仙过海,各显神通”了。


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