用Word2007/2003设置规范公文（下）

用Word2007/2003设置规范公文（上） 

明修栈道：用表格思想规范文头

很多时候我们还可以利用Word2007/2003表格的“外形”，设计出一张与公文文头一模一样的“脸”。

将光标定位到正文区域，鼠标左键单击“表格”-“插入”-“表格”，在“插入表格”提示栏内设置“表格尺寸”中的行数为3，列数为2（数值依具体情况而定）。在表格中输入适当文字后合并单元格、设置单元格对齐方式及调节表格行高和列宽。

然后设置单位名称对齐效果。选择“表格属性”，在出现的提示栏内选择“单元格”选项卡，单元格边距上下左右都是0厘米，选中“自动换行”和“适应文字”。接着设置“文件”二字字号大小，适当调节“文件”二字的缩放比例，“字符间距”如图3所示设置。



图3

暗度陈仓：表格当文头

经过上一步操作后，用鼠标选中整个表格，右键单击表格，在出现的菜单中选择“表格属性”，将“边框”设置为“无”。

将光标定位于页眉区域内的“段落标记”处，鼠标选中整个表格，右键单击表格，在出现的菜单中选择“表格属性”-“表格”-“文字环绕”-“环绕”-“定位”-“表格定位”-“垂直”-“位置”-“-5厘米”-“相对于”-“段落”。注意，这里的“5厘米”，是指让表格以页眉区域内的段落标记为基准，向上移动的距离。

规矩绳墨：规范正文字体

在正文区域输入正文后，将光标定位到正文区域内最后一行，鼠标左键单击“插入”-“分隔符”-“分节符类型”-“下一页”，鼠标左键单击“视图”-“页眉和页脚”，在出现的“页眉和页脚层”菜单栏内鼠标左键单击“链接到前一个”按键，去除与前一个页眉之间的链接关系，从而形成一个单独的正文文字区域。若不想显示页眉当中的横线，可仿照“草船借箭”中设置方法，只是将“设置”调为“无”即可。

接着将光标定位到第2节正文区域内，单击“文件”-“页面设置”-“文档网络”-“指定行和字符网络”-“字符”-“每行28”-“行”-“每页22行”-“预览”-“应用于本节”（如图4所示）。



图4

然后，鼠标依次单击“字体设置”-“字体”-“中文字体”-“仿宋GB2312”-“字型”-“常规”-“字号”-“三号”-“确定”。这样就完成了正文的规范化。

好事成双：巧制文尾页脚

为了将文尾落款表定位到偶数页页脚的效果，可能会遇到3种情况。

情况1：如果公文结束语偶数页，并且此页留有放置落款表的足够空间，那么仿照“规矩绳墨”中的方法插入“连续”分节符，仿照“明修栈道”、“暗度陈仓”中方法设置落款表。

情况2：如果公文结束于偶数页，并且此页已经没有放置落款表的足够空间，那么在段落结尾处敲击回车键，将光标定位到奇数页后设置落款表。

情况3：如果公文结束于奇数页，那么仿照“规矩绳墨”中的方法插入“下一页”分节符，然后设置落款表。

作者：葛宇