品Office2007“打包”技巧——吃大馅包子

部门年中总结会上，小张带着笔记本自信地上场，将PPT拷贝到指定的演示用的电脑上，可播放时却傻眼了：字体变了、链接的动画无法播放。原来，笔记本与演示机所安装的字体不同，而且演示文稿中的动画是以链接方式插入的——动画还在他的笔记本上乘凉哩。

其实，任何程序、文件都有自己的运行环境，为保证有很好的可移植性，一个常用的方法是将运行环境一同移植。就像常吃的包子一样，馅儿随包子走。以下热腾腾的Office包子味道如何？把美味和营养留下吧！

★猪肉大葱馅——PPT打包播放更流畅

要保证PPT文件能在不同的电脑上运行，打包吧。可以将PPT文件要用到的所有资源，包括插入其中的影、音、图或其他文件，甚至播放器都统统打包到光盘。那么这个包子具体怎么包呢？

运行PPT2003，选择“文件→打包成CD”，单击“添加”，导入要打包的PPT文件，成功后会出现在图1所示的列表中。单击左边的上、下箭头可调整PPT文件的前后排列顺序。点击“选项”，勾选“链接的文件”和“嵌入的TrueType字体”（见图2），确定，小张的问题就解决了。如果单击“选项”，勾选“PowerPoint播放器……”，就算其他电脑没有安装PPT也可正常播放。单击对话框坐下角的“复制到文件夹”，再按提示操作将所有演示文稿及相关资源保存到指定的打包文件夹下即可。



图1   导入要打包的PPT2007文件


图2   勾选“链接的文件”和“嵌入的TrueType字体”

这些馅儿内容齐全吗？有没有缺油、盐或葱呢？检查一下。

进入打包文件夹，除可观察到打包的演示文稿外，还要观察一个名为pptview的可执行文件（PPT演示文稿播放器）或一些影音图文件（前提是演示文件曾使用过）。运行pptview，从弹出的对话框找出要播放的演示文稿即可播放。重点检查演示文稿要用到的动画、图片、音乐等能否找到。用专用刻录工具将打包文件夹下所有文件刻录到光盘就OK了。

小提示
考虑到PPT中有影音图等文件，体积过大，可用WinRAR进行压缩，而且如果压缩成自解压格式时，还可通过WinRAR的独特功能指定解压后自动运行的程序，比如pptview。这样，不但可减小文件体积，还可自动解压、自动运行pptview，三全其美！

选中打包文件夹下的所有文件，右击，选择“添加到压缩文件”，在弹出的窗口中进行如下操作：首先，在“常规”标签下勾选“创建自解压格式压缩文件”。接着，切换到“高级”标签，单击“自解压选项”，在“安装程序”的“解压后运行”下手动输入pptview.exe。两次“确定”后，压缩将自动完成，整个过程如图3所示。



图3   WinRAR设置

★三鲜虾仁馅——Office组件链接更灵活

我们在移动Word、Excel文档时，也可能面临小张一样的尴尬：文件中的超级链接失效。把其他相关文件像馅儿一样包进去！

只有以对象方式插入，并勾选“链接到文件”（见图4），当被插入的文件被更新后，更新后的结果才会同步到Office文档。



图4   勾选“链接到文件”

还有一种方式是插入超链接，只要按住Ctrl键的同时单击超链接即可显示出被链接的目标文件。当目标文件被重新编辑后，单击超链接时所显示出的目标一定是编辑后的样子。

当Office文件移动到其他电脑后，还能显示出被插入对象或链接目标的最新状态吗？只要将被插入的对象、被超链接的目标与Office文件存入到同一文件夹，移动文件时将插入的对象、被超链接的目标同时拷贝即可。还可将文件另存为Web格式，移动到其他电脑后用IE打开。

小提示
本文的操作也可适用于Office2007，只是在打包PPT时会多出一个对话框：告诉我们清除文件中的个人信息，这是Office2007的新功能，可有效防止个人信息的外泄。