Word2007批量信件打印就这么轻松

★有用信息批量聚拢来

Word2007“邮件合并”可以快捷地创建一组用于邮寄的文档，其中有的信息相同，而有的信息（如邮政编码、地址、姓名等）又可以各有不同，它支持将Excel或者Access等数据库中的一组信息导入，自动批量生成一组文档。

★邮件合并，能做的还有很多

实际上，如果你想批量制作带有通信地址的信封也没问题，可以使用“邮件合并”中的“信封”功能（见图1）。“邮件合并”还有哪些用武之地呢？可以群发E-mail、批量打印稿件录用通知书、工资条、成绩单、名片、工作证和准考证等，但凡是能导入数据的工作，它都能轻松搞定，赶紧试试吧！

图1    Word2007“邮件合并”中的“信封”功能

★邮件合并，轻松几步搞定

第一步  准备好需要导入数据的Excel文件。

第二步  点击Word2007的“主选项卡→邮件→开始邮件合并→邮件合并分步向导”，Word2007将自动开启一个向导操作侧边栏（见图2）；

图2   向导操作侧边栏

第三步  在向导中点击“标签→下一步：正在启动文档→使用当前文档→标签选项”，在“标签选项”对话框中点击“新建标签”按钮进行设置（见图3），这样设置可以在一张A4纸上打印14份邮寄地址信息。设置好后，在空白的标签中输入那些固定不变的内容并排好版（类似于银行邮寄的信用卡对账单）。

图3    “新建标签”按钮

第四步  继续在向导中点击“下一步：选取收件人→使用现有列表→浏览”，选择一个保存有通讯地址的Excel文件，在“选择表格”对话框中按需要进行选择，点击“确定”进入“邮件合并收件人”对话框（见图4），不需要特别设置时点击“确定”即可完成数据的导入工作。

图4   “邮件合并收件人”对话框

第五步  在向导中点击“下一步：选取标签”，将光标定位到需要自动插入邮政编码的位置，点击“其他项目”，在“输入合并域”对话框中选中“邮政编码”数据列，点击“插入”，这时在文档中插入了一个带有书名号的字符串，这种字符串称为“域”。类似以上操作，插入“地址”和“姓名”数据列，之后可以复制第一个插入的固定内容和自动导入内容的区域，粘贴到页面上的其他位置。

第六步  点击向导的“下一步：预览标签”，这时刚才带有书名号的字符串（域）已经显示为Excel表格中的第一条信息了，这表示数据已经成功与Word文档实现了合并，点击向导“下一步：完成合并→打印”即可完成操作开始批量打印了。