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Microsoft Office Excel 2007创建行的分级显示

时间：2007-07-04 16:21:43 作者：officeba 【认证】

导读：如果您有一个要进行组合和汇总的数据列表 （列表：包含相关数据的一系列行，或使用“创建列表”命令作为数据表指定给函数的一系列行。），则可以创建分级显示（分级最多为八个级别，每组一级）。每个内部级别（由分级显示符号 （分级显示符号：用于更改分级显示工作表视图的符号。通过单击代表分级显示级别的加号、减号和数字 1、2、3 或 4，可以显示或隐藏明细数据。）中的较大数字表示）显示前一外部级别（由分级显示符号中的较小数字表示）的明细数据 （明细数据：在自动分类汇总和工作表分级显示中，由汇总数据汇总的分类汇总行或列。明细数据通常与汇总数据相邻，并位于其上方或左侧。）。使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示（如下面示例所示）、列的分级显示或者行和列的分级显示。

 

下面显示了一个按地理区域和月份分组的销售数据分级显示行，此分级显示行有多个摘要行和明细数据行。
 
 
  1. 确保每列在第一行中都有标签，在每列中包含相似的内容，并且区域内没有空行或空列。
  2. 选择区域中的一个单元格。
  3. 对构成组的列进行排序。

     

  4. 插入摘要行。

    要按行分级显示数据，必须使摘要行包含引用该组的每个明细数据行中单元格的公式。请执行下列操作之一：

    使用“分类汇总”命令插入摘要行  

    • 使用“分类汇总”命令，可以在每组明细数据行的正下方或正上方插入 SUBTOTAL 函数并自动创建分级显示。。

    插入您自己的摘要行  

    • 使用公式在每组明细数据行的正下方或正上方插入您自己的摘要行。
  5. 指定摘要行的位置位于明细数据行的下方还是上方。

    隐藏如何指定摘要行的位置

    1. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。

    2. 要指定摘要行位于明细数据行上方，请清除“明细数据的下方”复选框。要指定摘要行位于明细数据行下方，请选中“明细数据的下方”复选框。
  6. 分级显示数据。请执行下列操作之一：

    隐藏自动分级显示数据

    1. 如有必要，在区域中选择一个单元格。
    2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”旁边的箭头，然后单击“自动建立分级显示”。

    隐藏手动分级显示数据

     要点    在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。

    1. 分级显示外部组。

      隐藏如何分级显示外部组

      1. 选择所有的次级摘要行及其相关的明细数据。

        在下面的示例中，第 6 行包含第 2 行到第 5 行的分类汇总，第 10 行包含第 7 行到第 9 行的分类汇总，第 11 行包含总计。要组合第 11 行的所有明细数据，请选中第 2 行到第 10 行。

          A B C
        1 地区 月份 销售额
        2 东部 三月 ￥9,647
        3 东部 三月 ￥4,101
        4 东部 三月 ￥7,115
        5 东部 三月 ￥2,957
        6 东部 三月总计 ￥23,820
        7 东部 四月 ￥4,257
        8 东部 四月 ￥1,829
        9 东部 四月 ￥6,550
        10 东部 四月总计 ￥12,636
        11 东部总计   ￥36,456

         要点   不要在选定区域中包括第 11 行（摘要行）。

      2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

        分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

    2. 或者，分级显示一个内部嵌套组。

      隐藏如何分级显示内部嵌套组

      1. 对于每个内部嵌套组，请选择与包含摘要行的行相邻的明细数据行。

        在下面的示例中，要组合第 2 行到第 5 行（第 6 行为它们的摘要行），请选中第 2 行到第 5 行。要组合第 7 行到第 9 行（第 10 行为它们的摘要行），请选中第 7 行到第 9 行。

          A B C
        1 地区 月份 销售额
        2 东部 三月 ￥9,647
        3 东部 三月 ￥4,101
        4 东部 三月 ￥7,115
        5 东部 三月 ￥2,957
        6 东部 三月总计 ￥23,820
        7 东部 四月 ￥4,257
        8 东部 四月 ￥1,829
        9 东部 四月 ￥6,550
        10 东部 四月总计 ￥12,636
        11 东部总计   ￥36,456

         要点   不要在选定区域中包括该组的摘要行。

      2. 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

        分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。
    3. 继续选择并组合内部行，直到创建了分级显示中需要的所有级别。
    4. 如果要对行取消组合，请选中这些行，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

      5.  注释   也可以对分级显示的各个部分取消组合，而不需要删除整个分级显示。按住 Shift，单击该组的 加号框 或 减号框，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

       要点   如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合，则明细数据行可能仍然隐藏。要显示数据，请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”。
   要显示某一级别的行，请单击适当的 分级显示符号。
  第 1 级包含所有明细数据行的总销售额。
  第 2 级包含每个区域中每个月的总销售额。
  第 3 级包含明细数据行（当前仅显示第 11 个到第 13 个明细数据行）。
  要展开或折叠分级显示中的数据，请单击 和 分级显示符号。

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