使用永中Office把企业名分类输入

因工作需要，笔者经常要将下属企业的单位名称输入到永中电子表格中，为了便于以后进行数据统计，领导要求输入的企业名称前后保持一致。经过多次实践，我发现可以采用“数据有效性”这一功能来解决。

    1. 启动永中Office2004，打开相应的电子表格。

    2. 切换到“工作表2”工作表，将企业名称按其企业类型（国有、集体、私有）分别输入到不同列的单元格中（如图1）。

图1 输入企业名称

    提示：以后如果新企业加入，只要将名称直接输入相应该列下面的单元格中即可。

    3. 选中A列（国有企业名称所在列），然后将光标定在“名称”栏内（位于“编辑栏”左侧，参见图1），输入“国有”字符，然后按下“Enter”键确认一下。

    提示：仿照上面的操作，将B、C列分别命名为“集体、私有”。

    4. 再切换到“工作表1”工作表中，选中需要输入“企业类型”的单元格区域（如D2：D100），执行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框（如图2）。进入“设置”标签，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在下面接着出现的“来源”方框中，输入“国有,集体,私有”字符，输入完成后，确定返回。

图2 打开“数据有效性”对话框

    提示：上述序列中各元素之间请用英文状态下的逗号隔开。

    5. 再选中需要输入企业名称的单元格区域（如E2：E100），再次打开“数据有效性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式：=INDIRECT(D1)，确定返回。

    6. 以后我们填写企业名称时，先选中D列相应单元格（如D3），此时在其右侧出现了个下拉按钮，单击此按钮，在随后弹出的下拉列表中选择一种“企业类型”（如“集体”）；再选中E3单元格，同样单击其右侧的下拉按钮，即可从相应类型的企业名称列表中选择到需要的企业名称（如“B6企业”）进行填入该单元格中（如图3）。 

图3 下拉列表中选择一种“企业类型”