怎样用好Word 2007的邮件合并功能

邮件合并算得上是Word中很有帮助的一项特性，而很多人都还没有使用过它，因为他们都不知道应该如何操作。它听起来似乎有些陌生难懂，但实际上是非常简单易用的。这篇文章我们就将讲述一下关于微软的Word 2007中的邮件合并功能，并说说如何使用它。
   
    邮件合并功能的目的旨在加速创建一个文档并发送给多个人的过程，它甚至还能够自定义名字、地址以及其它的一些详细情况。
   
    首先你需要做的事就是在Word中打开一个新建的文档。在Word 2007中，有一个专为邮件而设的选项卡。
   
    1、先点击“邮件”选项卡，在此你就可以看到所有帮助你完成邮件合并的功能。
   

图1 （点击看大图）

    2、点击“开始邮件合并”。
   
    3、选择你想要创建的文档类型——你可以选择创建信函、信封、标签（在每个标签中都有不同的地址）等等。
   

图2

    4、选择“选择收件人”，在此有很多可用选项：你可以选择使用现有列表（就像Excel中的工作表一样，分别列出名字、地址以及电话号码），从Outlook联系人中选择或是键入新列表（如图3所示）。

图3

    5、插入合并域——这表明你可以在每个不同的域中插入你想要包含的东西。例如，我所选择插入到我的信函中的域包括像名字、姓氏、地址、县市等等。图4显示的是可插入的域列表，而图5显示的是在合并插入域之后我的文档的样子。
   

图4

图5

    6、接下来你可以预览结果，确保所有的东西都依照你想要的方式。图6所显示的是在收件人信息导入文档中后，文档的样子。
   

图6

    7、当所有的东西都已经依照你的想法设置完毕，你就可以点击“完成并合并”。在此，你具有很多选项。第一个就是能够让你编辑单个文档。如果你选择这项，它就会为收件人列表中的每个条目创建独立的页面。如果需要的话，你就可以进行任何编辑。第二个选项能够将文档打印出来，最后一个选项就能够让你将每个页面作为一封电子邮件发送出去。
   

图7

    邮件合并是Word中最为实用、节约时间的特性之一，而很多人都没有合理地利用到它。如果你想要发送一个派对、一场婚礼的请帖，或是任何需要批量发送的邮件，这项功能能够帮助你节约大量的时间。甚至，在“开始邮件合并”之下，它还提供了一个手把手教你邮件合并的向导，这就能够帮助你一步步地了解整个邮件合并使用的过程。