函数在Excel2007数据处理中的作用

使用公式和函数是Excel2007 处理数据的最基本方法。公式是对工作表中的数值执行计算的等式。函数是预先编写的公式，可以对一个或多个值执行运算，并返回一个或多个值。在用公式执行很长或复杂的计算时，函数可以简化和缩短工作表中的公式，甚至还可以实现智能判断，提高工作效率。
一、简化公式
函数可以使一些复杂的公式更易于使用，使复杂的数学表达式输入更加简化。比如对一个班学生的各科成绩求平均值时，使用公式计算量十分庞大，而使用函数将相当简单。

（1）使用组合键Ctrl+O打开“成绩表”工作表，如图1所示。
（2）选择B16单元格，输入“=（B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11+B12+B13+B14+B15）/12”，如图2所示。

图1   “成绩表”工作表

图2   输入公式

（3）敲回车键，单元格即显示公式的计算结果.

（4）这种使用公式输入的方法太复杂，而且容易错。
（5）选择C16单元格，打开“公式”选项卡.
（6）单击“函数库”组中的“自动求和”下拉箭头，打开如图3所示的下拉列表。

图3   “自动求和”下拉列表
（7）选择“平均值”选项，即出现如图4所示的用函数求平均值的界面。

图4   使用函数
（8）敲回车键计算函数结果.

（9）通过两种方法的对比，可以看出使用函数明显可以简化公式。

二、在日常的工作中，有一些计算使用公式不但复杂，而且不具有特定的专业知识还无法表达，那么就可以使用现有的函数进行特殊运算。比如，按揭贷款的等额分期偿还额的计算必须用到高等数学的知识，而使用PMT函数就相当简单。
（1）使用组合键Ctrl+N新建一个空白工作薄。
（2）在工作表中录入如下数据，如图5所示。
（3）选定B4单元格，打开“公式”选项卡，在“函数库”在中单击“财务”下拉箭头，打开下拉列表。

图5   录入数据

（4）移动下拉列表中的滚动条，选择“PMT”选项，打开“函数参数”对话框。
（5）参数Rate指的是贷款利率，要注意是偿还频率的一致性。本例为按月偿还，则利率也应用利率表示，月利率=年利率/12，所以在输入该项参数时先单击B1单元格，再输入“/12”
（6）参数Nepr指的是付款期总数，即还款多少次，7年按月偿还即7*12次，所以在输入该项参数时先单击B2单元格，再输入“*12”。
（7）参数Pv指的是现值，即本次贷款额，该参数为B3单元格。参数Fv指的是未来值。一般为0，省略。参数Type取0时为期末还款，取1时为期初还款，本例中Fv、Type均取默认值。
（8）各项参数如图6所示。
（9）单击“确定”按钮，即可求出结果，如图7所示。

图6   输入参数

图7   计算结果

三、实现智能判断

利用函数还可以实现智能判断，按照指定的公式的真假返回不同的值。比如，在学校评定成绩等次时人工逻辑很不方便，就可以使用函数来进行自动化处理。

例
（1）使用组合键Ctrl+O打开“成绩表”工作表。
（2）在F3单元格中输入“等次”，选择F4单元格。
（3）打开“公式”选项卡，在“函数库”组中单击“逻辑”下拉箭头，打开下拉列表。
（4）选择“IF”选项，打开“函数参数”对话框。
（5）在“Logical_test”框中输入“E4>=300”，“Value_if_true”框中输入“优秀”，“Value_if_true”框中输入“合格”，如图8所示。
（6）单击“确定”按钮，计算出等次，再使用填充柄填充至E15单元格，如图9所示。

图8   “函数参数”对话框

图9   评定等次

四、提高工作效率

在学校经常会遇到按总分进行排位的问题，当然可以使用“排序”按钮来完成，但是这样做比较麻烦，如果使用排位函数RANK就比较方便，尤其是纪录很多、相同分数很多的情况下，不用RANK函数其工作量不可想像。

例：在对数据排位时用到的函数是RANK函数，打开工作表，请按总分降序对它进行排位。
（1）使用组合键Ctrl+O打开“成绩表”工作表。
（2）在F3单元格中输入“名次”，并选择F4单元格。
（3）打开“公式”选项卡，在“函数库”中单击“其他函数”下拉箭头，打开其“统计”子菜单。
（4）拖动滚动条，选择“RANK”选项，打开“函数参数”对话框。
（5）在“Number”框中单击，再在工作表中单击E4单元格；在“Ref”框中单击，再在工作表中选择E4:E15单元格区域，并用F4键将它们切换为绝对引用方式，如图10所示。
（6）单击“确定”按钮，再用填充柄填充至F15单元格，如图11所示。

图10   “函数参数”对话框

图11   排位结果

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