简单设置让Word 2007规范表格设计

　　怎样才能使表格录入既方便又快速，还能做到规范呢？在Word 2007 中如果我们借助于控件，从表格的设计开始注意这个问题，那么难题还是容易解决的。

人事处最近准备建立单位员工的培训情况电子档案，要共享一份Word表格，以方便员工下载后在自己的计算机上录入相关信息。不过，依照人事处以往的经验，如果共享一份普通的Word文档，由于各员工的计算机操作水平并不一致，所输入的信息格式也会不一致。

　　人事处准备的表格如图1所示。先在Word 2007中建立一份图示的空表格。然后点击左上角的“Office按钮”，在弹出的菜单中点击“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框。在左侧的列表中点击“常用”项目，然后选中右侧的“在功能区显示“开发工具”选项卡”复选项。确定后在Word的功能区会新增加“开发工具”选项卡。

图1

　　现在我们还是先研究一下表格。如“姓名” 单元格后面的空单元格，只要输入相应文字就可以了，需要规范一下格式。而类似于“出生年月”后面的单元格，需要填写日期，而这是最容易出现问题的，应该想办法使员工在录入时能够做到规范方便。还有“政治面貌”、“学位”等后面的空单元格，由于要填写的内容有很多的简称，所以应该规范录入的内容。最后还有 “照片”单元格，需要想办法让员工很很方便地插入准备好的图片。咱们一个一个地来处理。

　　一、格式文本控件

　　先说这个“姓名”类。将鼠标定位于“姓名”后的空白单元格，然后点击功能区“开发工具”选项卡“控件”功能组“格式文本”按钮，就可以插入格式文本控件，如图2所示，在空白单元格中出现“单击此处输入文字”提示。以后填写此项目时只要在此外单击鼠标，输入文字就可以了。输入文字的字体、字号自动与当前段落保持一致。

图2

　　如果感觉这个提示文字太长不方便的话，可以选中此控件后，点击“控件”功能组中的“设计模式”按钮，就可以对提示文字进行修改或删减。再次单击“设计模式”按钮就可以退出提示文字的修改模式。
    二、下拉列表控件

　　“性别”的输入虽然简单，而且不容易出错，但咱还是把表格设计得更人性化一些吧。单击“性别”后面的空白单元格，点击控件”功能组中的“下拉列表”按钮，将下拉列表控件插入到当前的空白单元格中，会出现“选择一项”提示文字。

　　选中此控件，点击“控件”功能组中的“属性”按钮，在打开的“内容控件属性”对话框，先选中“使用样式设置内容的格式”复选项，确认其下方的 “样式”下拉列表中为“默认段落字体”。然后再点击下方的“添加”按钮，在打开的“添加选项”对话框中“显示名称”和“值”输入框中均输入“男”。用同样的方法输入“女”，使对话框中的“下拉列表属性”显示如图3所示。

图3

　　以后在输入性别时，只要单击单元格中的下拉列表，选择相应性别项就可以完成输入了。
   三、日期、图片控件

　　单击“出生年月”后面的空白单元格，点击“控件”功能组中的“日期选取器”按钮，在此单元格中插入日期控件。

　　选取此控件后，点击“控件”功能组中的“属性”按钮，打开如图4所示的对话框。仍然选中“使用样式设置内容的格式”复选项，并确认其下方的“样式”下拉列表中为“默认段落字体”。然后在“日期显示方式”列表中选择需要的日期格式。

图4


　　以后需要输入出生年月时，只要单击此单元格的下拉按钮，在出现的如图5所示的日历中选择日期单击就可以完成输入了。

图5

　　每位员工的数码照片早就准备好了。我们只要单击右上角准备插入照片的单元格，然后点击“控件”功能组“图片内容控件”按钮，将图片控件插入此处。以后只要鼠标指向此控件图标，就会看到“单击此处插入图片”的提示，如图6所示。单击图标就会打开“插入图片”对话框，找到数码照片插入报名表即可。

图6
    四、组合框控件

　　对于“工作单位及职务”单元格，我们可以使用“组合框控件”。方法是将鼠标定位于相应单元格，点击“控件”功能组“组合框”按钮，将此控件插入到单元格中。

　　我们可以选中此控件后，点击“控件”功能组“属性”按钮，打开“内容控件属性”对话框，像下拉列表控件那样输入项目选项。以后填写此项目时，既可以像“下拉列表”那样打开列表选择，也可以像“格式文本”那样直接单击输入。

　　表格的其它各空白单元格也无非几类控件就足以完成。根据情况分别插入各类控件就可以了。

　　好了，经过此番设置，员工输入相关信息时就可以既方便、又快捷准确，且文档也相当规范。正所谓未雨绸缪，要得到规范的信息文档，那还得从表格的最初设计着手。