创建Access2007表

 前言   完成Access2007表的设计后，就可以开始创建Access2007表了，即构造每个表中的字段、定义每个字段的数据类型、设置字段的属性。

      Access2007创建表分为创建新的数据库和在现有的数据库创建表两种情况。在创建新的数据库时，自动创建一个新表。在现有的数据库中创建表可以通过以下五种方式：

（1）直接创建一个空表。

（2）使用模板创建表。

（3）使用设计视图创建表。

（4）从其他数据源（如Excel2007工作薄、Word2007文档、文本文件或其他数据库）导入或链接到表。

（5）根据SharePoint列表创建表。

一、在新数据库中创建新表

 

例1、创建一个“教学管理”数据库，同时建立“系别”表，其结构如表1所示。操作步骤如下：

（1）在“文件”菜单上，单击“新建”命令。

（2）在右侧窗格的“文件名”文本框中，键入文件名“教学管理”，选择保存的路径为“E/Example”。

（3）单击“创建”按钮。

新数据库随即打开，将创建名为“表1”的新表，并在“数据表”视图中打开它。

（4）在“数据表”视图中，双击“添加新字段”列标题，然后在其中输入新的字段名称“系别名称”，如图1所示。这时在右侧又添加了一个“添加新字段”列。

（5）选中ID字段列。在“数据表”选项卡的“字段和列”组中，单击“重命名”按钮，然后输入列标题“系别ID”。

 

图1   添加“系别名称”列标题

 

（6）在“快速访问工具栏”中，单击保存按钮。

（7）在打开的“另存为”对话框中，输入表的名称“系别”，然后单击“确定”按钮，如图2所示。

 

图2   输入表名称

 

表1   系别

字段名称	数据类型	字段大小	字段名称	数据类型	字段大小
系别ID	自动编号		系别名称	文本	10

 

     完成对字段标题的修改后，就可以直接输入字段值。在输入字段值后，Access2007自动为字段设置数据类型和属性。这种方法简单快捷，但是也存在缺点。有时，字段数据类型不太恰当，字段大小也可能存在冗余。为此需要在设计视图中修改字段的数据类型和字段属性。

（8）在Access2007工作窗口的右下角，单击按钮，打开表的设计视图。注意这时自动切换到“设计”选项卡，如图3所示。

（9）在设计视图中，选中“系别名称”字段，设置字段大小为“10”，如图4所示。

 

图3  “设计”选项卡

 

图4   设置“系别名称”字段的大小

设置完成后，再一次保存“系别”表。

 

二、使用模板创建表

    创建“联系人”、“任务”、“问题”、“事件”或“资产”表时，可以使用Access2007内置的关于这些主题的表模板。

例2   创建一个“通信录”数据库，在该数据库中创建一个联系人表。具体操作步骤如下：

（1）在“文件”菜单上，单击“新建”命令。

（2）在右侧窗格的在“文件名”文本框中，键入文件名“通信录”，选择保存的路径为“E:/Example”。

（3）单击“创建”按钮。

（4）在“创建”选项卡上的“表”组中，单击“表模板”命令。

（5）在打开的如图5所示的“表模板”下拉列表中，单击“联系人”模板，则基于“联系人”表模板所创建的表就被插入到当前数据库中，如图6所示。

 

图5   “表模板”列表

 

图6   插入“联系人”模板后创建的新表

 

（6）单击“保存”按钮，在打开的保存对话框中，给表命名后完成表的创建。

     如果使用模板所创建的表不能完全满足需要，可以对表进行修改。简单的删除或添加字段可以在数据视图中操作，复杂的设置则需要在设计视图中进行。

 

三、使用设计视图创建表

    使用模板创建表固然方便快捷，但是有一定的局限性。使用设计视图创建表是一种十分灵活但是比较复杂的方法，需要花费较多的时间。对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的。

例 3   在“教学管理”数据库中，创建“成绩”表。成绩表的结构，如表2所示。

 

表2   成绩表结构

字段名	类型	字段大小	字段名	类型	字段大小
成绩ID	自动编号		平时成绩	数字（整型）
学号	文本	10	期末成绩	数字（整型）
课程号	文本	8

使用设计视图建立“成绩”表的操作步骤如下：

（1）打开“教学管理”数据库。在“创建”选项卡的“表”组中，单击“表设计”按钮。

（2）打开表的设计视图，按照表2的内容，在字段名称中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小，如图7所示。

（3）把光标放在字段选定位置上，按住左键不放开。选中学号和课程号两个字段后松开左键，这时两个字段被选中，背景为黑色。单击鼠标右键，在快捷菜单中，单击“主键”按钮，或者在“设计”选项卡中，单击“主键”按钮。设置完成后，在学号和课程号的字段选定器上出现钥匙图形，表示这两个字段是主键，如图8所示。

（4）单击“保存”按钮，以“成绩”为名称保存表。

 

图7   成绩表的设计视图

 

图8   设计主键的结果

 

四、通过导入来创建表

    可以通过导入自其他位置存储的信息来创建表。例如，可以导入自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook2007文件夹以及其他数据源中存储的信息。

例4   将“课程表.xls”导入“教学管理”数据库中，操作步骤如下：

（1）打开“教学管理”数据库，在功能区，选中：外部数据“选项卡，在“导入”组中，单击“Excel”命令按钮。

（2）如图9所示，在打开的“获取外部数据”对话框中，单击“浏览”按钮。

 

图9   “获取外部数据”对话框

 

（3）在打开的“打开”对话框中，将“查找范围”定位于外部文件所在文件夹，选中导入的数据源文件“课程表.xls”，单击“打开”按钮。

（4）返回到“获取外部数据”对话框中，单击“确定”按钮。

（5）在打开的“请选择合适的工作表或区域”对话框中，直接单击“下一步”按钮。

 

（6）在打开的“请确定指定的第一行是否包含列”对话框中，选中“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按钮。

 

（7）在打开的“指定有关正在导入的每一字段信息”对话框中，指定“课程号”字段的数据类型为“文本”，索引项为“有（无重复）”。然后依次设置其他字段信息，设置“学时”的数据类型为“整型”，“学分”的数据类型为“字节”，对其他保持默认设置。单击“下一步”按钮。

（8）在打开的“定义主键”对话框中，选中“我自己选择主键”单选按钮，Access2007自动选定“课程号”字段，然后单击“下一步”按钮。

 

（9）在打开的指定表的名称对话框中，在“导入列表”文本框中，输入“课程”，然后单击“完成”按钮。

到这里完成使用导入方法创建表的过程。

（10）在打开的“保存导入步骤”对话框中，取消选择“保存导入步骤”复选框，单击“关闭”按钮。

注：保存导入步骤是Access2007新增加的功能，对于经常进行相同导入操作的用户，可以把导入步骤保存下来，下一次可以快速完成同样的导入。

 

五、通过链接来创建表

    可以通过链接自其他位置存储的信息来创建表。例如，可以链接自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件、其他Access数据库、Outlook2007文件夹以及其他数据源中存储的信息。

    导入信息时，在当前数据库的一个新表中创建信息的副本。相反，链接信息时，则是在当前数据库中创建一个链接表，该链接表代表指向其他位置所存储的现有信息的活动链接。因此，在链接表中更改数据时，也会同时更改原始数据源中的数据。

    链接表的操作与导入表的操作基本相同，这里就不重复了。

    为了保证数据库的安全，或者当在网络环境中，使用Access2007数据库时，需要把Access2007数据库拆分成前后两端分离的两个数据库。在后端数据库中保存表，前端数据库保存查询、窗体等除表之外的所有对象。前端的数据库与后端数据库中的表相链接。

 

六、定义主键

    在Access2007中，每个表通常都应有一个主键。使用主键不仅可以唯一标识表中每一条纪录，还能加快表的索引速度。

    在Access2007中，有三种类型的主键：自动编号、单字段和多字段。将自动编号型字段指定为表主键是定义主键最简单的方法。自动编号主键的特点是，当向表中增加一条新纪录时，主键字段值自动加1。但是在删除纪录时，自动编号的主键值会出现空缺不连续，且不会自动调整。如果表中某一字段的值可以唯一标识一条纪录，例如“课程表”的“课程号”，那么就可以将该字段指定为主键。如果表中没有一个字段的值可以唯一标识一条纪录，那么就可以考虑选择多个字段组合在一起作为主键，来唯一标识纪录，例如“课程表”中，可以把“学号”和“课程号”两个字段组合起来作为主键。