Word2007/2003邮件合并功能

　　在平常工作中，我们经常会碰见这类环境：措置的文件首要内容根基都是不异的，只是具体数占有改变罢了。在填写大年夜量格式不异，只点窜少数相干内容，其他文档内容不变时，我们可以矫捷应用Word邮件归并功能，不但操纵简单，并且还可以设置各类格式、打印结果又好，可以满足很多分歧客户分歧的需求。

　　下面officeba就别离给大年夜家供给Word2003和Word2007邮件归并功能建造过程及利用编制。进修把握邮件归并的功能，相信可觉得你今后的工作中节流很多时候，下面就让我们一路来进修吧！

　　Word2003邮件归并功能利用编制（成绩单的建造）

　　1、成立数据源
　　1、启动Excel，成立含有学生月考测验成绩表（4月份）的工作簿——“月考成绩”文件，（以下图）。



　　申明：数据源是一个文件，该文件包含了归并文档各个副本中的数据。把数据源看作一维表格，则此中的每列对应一类信息，在邮件归并中称为归并域，如成绩表（4月份）中的学生姓名；此中的每行对应归并文档某副本中需要点窜的信息，如成绩表中某学生的姓名、语文成绩、数学成绩等信息。完成归并后，该信息被映照到主文档对应的域名处。

　　小提示：工作表的第一行通常为题目记录，第二行起为数据记录。

　　2、用Excel供给的函数Average、Max求出班内各门测验科目标均匀分和最高分，并记实在案。

　　2、成立归并主文档，并设置主文档类型
　　1、启动Word2003 ，成立“月考成绩单”主文档，并录入各科班内最高分和均匀分，（以下图所示）。



　　小提示：此时设置的主文档格式也将决定各个副本的显示和打印结果；为了节俭用纸，也可将页面分为两栏或多栏。

　　2、单击菜单栏中的“视图”选项，在弹出的下拉菜单中指向“东西栏”，然后再单击“邮件归并”选项，则在窗口上显示“邮件归并东西栏”。或，也能够单击菜单栏上的“东西”选项，然后在其弹出的下拉菜单中指向“信函和邮件”选项，再单击“显示邮件归并东西栏”选项。

　　3、单击邮件归并东西栏上的“设置文档类型”按钮，选择“目次”型主文档并单击“肯定”按钮，（以下图）。



　　3、连接到数据源文件并选择工作表

　　单击邮件归并东西栏上的“打开数据源”按钮，然后选择以上成立的数据源文件——月考成绩，再选择此次归并数据地点的工作表（4月份）并单击“肯定”按钮，（以下图所示）。



　　4、向主文档插入归并域

　　先将光标定位在需要插入归并域的位置上，然后单击邮件归并东西栏上的“插入域”按钮，选择需要插入的归并域，并按“插入”按钮，再单击“封闭”按钮，如许就完成了一个归并域的插入。反复以上操纵，直至将所需插入的归并域全数插入为止，（以下图所示）。



　　重视：此时可先将主文档保存，以防不测产生。

　　5、归并数据源到新文档
　　1、单击邮件归并东西栏上的“归并至新文档”按钮，在弹出的对话框当选择“全数”记录，并按“肯定”按钮，（以下图所示），则可以天生数据源中所有学生小我的成绩单新文档。



　　2、查抄新文档的归并结果，若是在页面内呈现的学生小我成绩单有不完全的，则可以在主文档中增加空行、调剂行间距或主文档的页边距。
　　3、反复以上1、2操纵，直至在归并的新文档每页中呈现的学生小我成绩单都是完全的，（以下图所示），然后保存主文档。



　　4、最后将天生的新文档让打印机打印输出或保存后供下次打印。
　　小提示：今后只需从头录入工作表中学生的月考成绩便可天生合适以上设置要求的学天生绩单。

　　6、结语
　　1、用Word2003邮件归并功能成立的目次型（在Word2002中是分类型）主文档，具有在同一页面每栏内打印多个主文档副本的特点。
　　2、若在同一页面内只打印一个主文档的副本，如全校学生毕业证的打印、各类奖状、期末学天生绩单等，则应成立“信函”型主文档，其余操纵根基类同。

　　Word2007邮件归并主动提取数据批量建造成绩单

　　本例先容若何让Word2007主动提取Excel成绩表中的数据批量建造成绩单，这个奇异的通知单本身会从Excel成绩表中提取学生的姓名、学号、各科成绩等等，然后按教员指定的格式主动建造全班同窗的成绩通知单！

　　下面是我们前两次用到的Excel成绩单。



　　在Word2007中做好成绩通知单的格式，这里我们做得比较简单，重点在先容编制。若是数据多，或许表格会比较复杂，不过不管简单还是复杂，Word2007都能轻松帮你弄定！



　　此刻主角出场！选择“邮件”选项卡中的“选择收件人”。



　　选择“利用现有列表”。



　　啊！在这里我们选择指定的数据源——也就是Excel成绩表，如许，Word2007才知道从哪里取成绩数据呀！



　　在文件夹选择建造好的Excel成绩表。



　　此刻Excel的成绩表已和我们的Word成绩通知单关联在一路了！

　　小提示：若是成绩表文件里面有多个工作表，下图中城市列出来，选择需要的工作表便可以了。



　　我们可以点击“邮件”选项卡中的“编辑收件人列表”，看看我们的数据表是不是是和Word通知单联系在一路了。



　　之前Excel成绩表中的数据都在这里了！若是教员实在不需要所有的数据，可以在这里选择需要的部分数据。



　　可是，通知单如何知道这么多的数据各自应当呈此刻甚么位置呢？此刻！关头的一步来啦！

　　找到“邮件”选项卡中的“插入归并域”。就是用这里，我们可以便利地指定命据在成绩通知单中应当显示的位置。



　　很简单！下面把光标停在成绩通知单Word文档中需要呈现学号的处所，这里就是“学号：”的后面，然后，点击“插入归并域”的小三角，下拉菜单中呈现Excel成绩表中的响应字段，选择“学号”便可以啦！



　　此刻“学号：”的后面多出“<<学号>>”的字样，看起来仿佛很奇异，别焦虑，等会儿它就会变成具体的学号啦！

　　用一样的编制，指定“姓名”。



　　用一样的编制将Word成绩通知单上各科成绩和均匀分应当呈现的位置和Excl的对应字段做好关联。



　　此刻！好戏开端啦！点击“邮件”选项卡里面的“预览成果”。



　　啊哈！学号为20080001的狮子王的成绩通知单出来啦！看看！数据都是从Excel的成绩表里面读取出来的哟！



　　若是想看其他同窗的成绩通知单，教员只需要在“预览成果”右边的数字窗口中输入数字或按摆布箭头便可以啦！

　　看！米老鼠的成绩通知单也出来了！



　　此刻我们需要打印成绩单了。点击“完成并归并”按钮，选择“编辑单个文档”。



　　在这个弹出的对话框中我们可以指定哪些数据需要归并到新的文档中。



　　肯定今后Word2007会天生一个新的“信函”文档。看！这里一共有十三页，所有学生的成绩通知单都天生好啦！若是需要打印，直接打印出来便可以啦！Word2007邮件归并功能是不是是出格便利？！既不消挨个填写成绩，也不会出错，实在是便利极了！