Access与word/excel共享数据方法集

Access文件与HTML文档相互转换　　要将Access文件转换成HTML文档(超媒体文档)，可以在Access中执行“文件”菜单下的“导出”命令，并将“保存类型”指定为“HTML文档”。可以用Microsoft FrontPage或其它网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。与导入文本文件和Excel文件方法相同，要在Access中导入HTML文档，只要依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件类型”指定为“HTML文档”即可。　　将Word中的表格导入Access中　　在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access中。可以通过两种办法在Access中使用Word表格的数据：　　一是通过剪贴板，其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列(当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据)后，单击工具栏上的“复制”按钮，然后再打开Access中的表或者查询项，按下工具栏上的“粘贴”按钮将表格数据复制过来。　　二是通过文本文件作为过渡，分成两步进行：第—步，首先把Word中的表格转换成纯文本文件;第二步，在Access中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行“表格→转换→表格转换成文字”，然后点击“另存为”命令，并指定“保存类型”为“纯文本”。在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，在“另存为”窗口下选择“文件类型”为“文本文件”。　　Excel中导入Access数据　　可以使用三种方法将Access中的表或者查询项导入Excel中：一是利用剪贴板，其操作方法与导出为Word表格的方法相同。二是将Access数据导出为Excel文件，具体操作方法为：在Access中选中表或者查询项，执行“文件”菜单下的“导出”命令，将“保存类型”指定为“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接双击该文件即可将其打开。三是直接在Excel中打开，方法是依次执行：“数据→获取外部数据→新建数据库查询(由于典型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系统会提示安装)”，在随后打开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“MSAccess Datebase”即可。　　在不同的Access文件之间进行数据共享　　如果新建的表与已经存在的表中部分字段或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的数据来提高工作效率。而且被共享的表既可以与新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库内。具体共享方式有三种：　　1. 利用剪贴板进行共享　　在数据库窗口中，右击需要备份的表或者查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需要选择“只粘贴结构、结构和数据、或者将数据追加到已有的表”。当然，也可以打开要转换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字段，将其复制到其它的表或查询项中。　　2. 直接导入Access对象　　具体操作步骤是，依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，这样就可以将当前数据库或其它数据库中的对象导入。　　3. 利用链接表　　操作基本同上，依次执行：“文件→获取外部数据→链接表”，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来，和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“Microsoft Excel、文本文件或HTML文档”，也可以分别将这些文件导入Access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化
在Word中打开Access表查询项　　如果想把Access中的表或者查询，转换成为Word中能够读取的文件格式，以便利用Word进行处理，可以采用以下三种方式：　　1. 利用剪贴板　　在Access中，打开要转换的表或者查询项，将鼠标指针拖过所选记录的行选择器(在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头)，可以选择一组记录;将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器(在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头)，可以选择一组字段;当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述三种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”按钮，将所选内容复制到剪贴板中，随后再打开Word，单击工具栏上的“粘贴”按钮，即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格。如果你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，按下“底纹”标签按钮，选择“无填充色”。　　2. 导出为RTF文件　　在Access中，打开要转换的表或者查询，执行“文件”菜单下的“导出”命令，将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指定为“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件双击即可打开。　　3. 直接插入数据库　　在Word中，单击“视图”菜单下的“工具栏”，然后将“数据库”一项选中(或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项)。这时，要在Word中打开Access的表或者查询项，就可以单击新增加出来的“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮，在随后打开的“数据库”对话框中，按下“获取数据”标签按钮，将文件类型指定为“MS Access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”标签按钮。　　将Excel工作表导入Access　　利用Excel方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成Access文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在Access中依次执行：“文件→获取外部数据→导入”，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成(操作方法与Word表格导入Access表相同)。
使用ADO将数据导入Word方法
使用下述方法可将表中的数据导入Word新文档中，但每次导入时均创建一个新文档，如果要导入一个已存在的文档中，不知该如何更改代码？请高手指教。


Sub 命令0_Click()

'步骤1：建立数据连接cnn '由于数据库已经打开，所以直接应用CurrentProject.Connection就可以建立连接 Set cnn = New ADODB.Connection Set cnn = CurrentProject.Connection '步骤2：用SQL语句创建记录集rs Set rs = New ADODB.Recordset '设定游标类型与锁定类型 rs.CursorType = adOpenKeyset rs.LockType = adLockOptimistic '制定特定的查询条件，可以是任何有效的SQL查询，甚至包括多表、多条件等复杂的查询，查询条件也常常从窗体取得 SQL = "select 产品名称,单位数量,单价,库存量 from 产品 where 单价>10.00" '创建记录集rs rs.Open SQL, cnn '统计字段数及记录数 total_fields = rs.Fields.Count total_records = rs.RecordCount '步骤3：建立Word文档对象 Set mywdapp = CreateObject("word.application") '调整Word窗口大小 mywdapp.WindowState = wdWindowStateNormal '生成新的Word文档实例 mywdapp.Documents.Add '设置视图为页面视图 mywdapp.ActiveWindow.View.Type = wdPrintView '转到Word视图，显示文档生成过程 mywdapp.Visible = True mywdapp.Activate '设置文档(表格)字体 mywdapp.ActiveDocument.Range.Font.Size = "9" '步骤4：将记录集rs中的字段名称和字段内容输出到Word，各字段之间用制表符分隔 '输出字段名称 For I = 0 To total_fields - 2 mywdapp.Selection.TypeText Text:=rs.Fields(I).Name & vbTab Next I '最后一个字段名称后加回车符 mywdapp.Selection.TypeText Text:=rs.Fields(total_fields - 1).Name & vbCrLf '逐条输出字段内容 Do While Not rs.EOF For I = 0 To total_fields - 2 tmpstr = rs.Fields(I).Value If rs.Fields(I).Name = "单价" Then tmpstr = Format(tmpstr, "####.00") End If mywdapp.Selection.TypeText Text:=tmpstr & vbTab Next I '一条记录的最后一个字段后加回车符 mywdapp.Selection.TypeText Text:=rs.Fields(total_fields - 1).Value & vbCrLf rs.MoveNext Loop '步骤5：关闭记录集 rs.Close Set rs = Nothing

mywdapp.Application.ScreenRefresh '刷屏 '转到Acdess视图，显示结束对话框 mywdapp.Visible = False Msg = "数据提取完毕。" & vbCrLf & vbCrLf Msg = Msg & "总记录数=" & total_records & " 条" MsgBox Msg, vbOKOnly, "数据提取完毕" '转到Word视图，显示文档 mywdapp.Visible = True mywdapp.Activate End Sub

Word共享Access数据最简单的方法是复制、粘贴，你只需打开Access数据库中的表，就可以像复制Excel数据那样复制Access数据然后粘贴到Word中。另外，Word还可以使用插入记录的方法共享Access、SQL数据。

　　1、插入全部记录

　　右键单击Word工具栏，选择“数据库”命令，打开“数据库”工具栏，单击“插入数据库”按钮，在打开的“数据库”对话框中单击“获取数据”按钮，在打开的对话框中双击Access数据库。



　　如果需要把数据库中的部分或全部数据插入Word，可单击“数据库”对话框中的“获取数据”，再选择一个数据源，单击“数据库”对话框中的“插入数据”，在打开的对话框中选择“全部”或“从”选项，单击“确定”按钮就可以把记录数据插入文档。





　　2、插入符合条件的记录

　　如果我们需要将数据库中符合某些条件的记录插入文档，就要使用“查询选项”进行必要的筛选，打开“数据库”对话框，单击“查询选项”按钮，以打开相应对话框。



　　在对话框中，输入域、比较条件和比较对象。

　　使用上面的介绍也可以把Excel工作表中的记录插入Word中。

　　3、SQL数据连接

　　通常情况下，我们都是使用Acces数据库。如果Word需要共享SQL Server 2000以及其他数据库中的数据，就需要使用“数据连接向导”。这里只能简单介绍一下。

　　在Word“数据库”工具栏中单击“插入数据库”按钮，在打开的“数据库”对话框，单击“获取数据”，在打开对话框中，单击“新建源”按钮打开“数据连接向导”。



　　选择“Microsoft SQL Server”选项，单击“下一步”按钮打开对话框。输入服务器的名称，登录凭据，再单击“下一步”，选中要插入数据的表，单击“下一步”按钮继续，在打开对话框中列出即将建立的数据连接文件的名称，单击“完成”按钮。