多人协助也能保护Word2007文档不走样

    平常工作中总难免碰到一些需要多人协同编辑、修改的文档。比如，一些工作报告类的文档就经常需要一组人合力编写；即使是个人可以完成的文档也经常需要同事、老板参与检查修改。在这种需要多人协助的文档编辑中，如何才能保护文档不走样呢?下面就来看看在Word 2007中的解决方法吧。

    文档格式不走样

    通常我们写文章时对各级标题及正文等内容的字体、字号、颜色、行间距、缩进等格式都有规范要求。当多人协同编辑时，不用样式的人很可能会设置出与规范不符的格式，而使用样式的人则可能会修改样式主题而改变原有格式。对此，可以通过设置“保护文档”禁止格式设置与样式主题切换，从而确保文档始终保持规范的格式。下面就以一份工作报告为例来说明。

    使用样式

    用Word2007打开工作报告文档后，先在“开始”选项卡的“样式”列表中，右击“正文”选择“修改”，在弹出窗口中按要求设置格式。重复此操作修改标题、标题1、标题2样式，在本例工作报告中只需用到这四种样式。然后分别选中文档的各部分内容，单击样式列表中的相应样式，用这四种样式对文档内容进行格式设置。当然，若你的文档一开始就是用样式设置格式的，那么只要记住使用了哪几种样式即可。

    限制格式

    在“审阅”选项卡中单击“保护文档”，从下拉列表中选择“限制格式和编辑”。在出现的“限制格式和编辑”窗格中，单击选中“限制对选定样式设置格式”复选项。单击下面的“设置…”打开“格式设置限制”窗口，先单击一下“无”按钮消除“当前允许使用的样式”列表中的所有选项，然后只选中标题、标题1、标题2、正文文本这四项(就是前面报告中用到的那四项样式)，再选中下面的“阻止主题或方案切换”和“阻止快速样式集切换”复选项。单击确定，此时会弹出提示“该文档可能包含不允许的格式或样式，您是否希望将其删除?”，为了确保文档格式规范，当然选择“是”完成设置。

    加密保护

    回到“限制格式和编辑”窗格，单击下面的“是，启动强制保护”按钮，会弹出密码输入窗口，在新密码和确认密码中输入同一密码，确认完成保护设置。最后保存文档再交与大家共同编辑即可。
    保护后的文档就只能通过选中文字内容，在“开始”选项卡的样式列表中直接单击相应样式进行格式设置，其它的字号、字体、段落等格式设置功能通通失效呈灰色。而且“样式”列表中就只有设置中允许的标题、标题1、标题2、正文这四种样式可用，既不能右击修改样式，也无法通过“更改样式”切换到其它样式主题。这样就能确实地把文字格式限制在这四种标准样式内了。
    小技巧：解除保护的方法是，在“审阅”选项卡中单击“保护文档”选择“限制格式和编辑”，在“限制格式和鳊辑”窗格中，单击“停止保护”，按提示输入原先设置的密码，确定即可。还有一种非正道的方法，连密码都不用，直接把文档中的内容全部选中复制粘贴到另一个新文档中，在新文档中就没有保护了。下面两种保护的解除也是一样。

    编辑范围由我定

    事实上在共同编辑文档时，有时候需要保护的并不仅仅是格式。以前面的工作报告来说，若提纲已经领导确定不能随意删改的话，那么，在工作报告中总标题和各大小标题的文字内容也就不能修改了。通过保护文档可以限定可编辑范围，保护部分指定内容不被修改。
    用Word2007打开工作报告文档，在“审阅”选项卡中单击“保护文档”，从下拉列表中选择“限制格式和编辑”。在“限制格式和编辑”窗格中，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选项，并从下面的下拉列表中选择“不允许任何更改(只读)”，下面会出现例外项。按住Ctrl键逐一拖动选中所有允许编辑的正文内容，单击选中例外项下的“每个人”复选项。单击“是，启动强制保护”按钮，输入密码，确定完成保护。
    设置后允许修改区域文字背景色会变成浅黄突出显示，这只是便于查看，实际打印时是没有这背景色的，不喜欢可在“限制格式和编辑”窗格中取消。在此并不是非得一次全部选中设置才行，你也可以多次逐一选中设置。还可选中部分已允许修改的文字，再取消例外项中“每个人”前的钩来重新限制这部分文字不被修改。此外，若前面你已设置了格式保护，在此得先停止保护才能再进行其它保护设置。
    小技巧：其实只要在正文文字上右击，从快捷菜单中选择“样式/选择格式相似的文本”，即可快速选中所有正文部分内容，大可不必逐一拖动选中，前提条件是正文部分都有统一格式且与标题格式不同。

    所有修改有记录

    对于像报告、总结之类的文件，通常编辑好了还得再给领导审阅修改，最后才能成文。为了收回时整理方便，需要把领导所做的修改记录下来。在Word中的修订模式可以记录对文档的所有修改。

    保护设置

    在Word2007中，单击“审阅”选项卡中的“保护文档”，选择“限制格式和编辑”。在“限制格式和编辑”窗格中，单击选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选项，并从下面的下拉列表中选择“修订”。单击“是，启动强制保护”按钮，输入密码，确定完成设置，保存文档退出。

    记录修改

    把保存好的文档给领导修改，文档在打开时就会自动处于修订状态，所做的修改会全部被记录下来。删除的会打上删除线，插入的加下划线，格式修改则在右边标注说明。如果经过多位领导修改，不同人的修改会以不同颜色显示，把鼠标指向修改位置还可从提示中看到修改者名字。在收回文件后打开，在“审阅”选项卡中单击“保护文档”选择“限制格式和编辑”。收回文件打开后，得先取消保护，才能根据需要选择接受或拒绝修改自由编辑。
    上面介绍的三种保护方式，第一种和后面两种是可以同时设置的，比如我们可以限定只允许使用正文文本样式，并限定只能对正文部分进行修改编辑。这样就只能对正文的内容进行修改，而且无法改变格式。