Outlook也能协同讨论

适合人群：需要协同讨论等简单协同办公要求用户
操作难度：★★★
日常工作中，可能会遇到一些需要征求大家意见的情况，如工作计划、执行方案、客户意见等。在处理这些问题时往往要统计大家的反馈情况，此时如果有一套协同办公软件，就可以大大降低整个工作的难度。但是协同办公软件价格昂贵，对于简单的协同讨论功能，我们完全可以通过Outlook 来实现。下面就以利用Outlook 对某公司9 月份的销售计划方案，进行讨论投票为例来看看其便利性。
一、制作协同讨论邮件
启动Outlook ，执行“ 文件→ 新建→ 邮件” 菜单命令，在弹出的新邮件编辑窗口中，输入所有收件人地址以及邮件主题，如“ 关于2007 年度9 月份销售方案的讨论” ，并在底部的邮件正文区域中输入此次销售计划方案的具体内容（图1 ）。

图1    启动Outlook
单击“ 选项” 按钮，从弹出的快捷菜单中选择“ 选项” 命令，在弹出的“ 邮件选项” 窗口的“ 使用投票按钮” 编辑栏中，输入需要进行讨论投票的内容，如“ 同意; 反对; 需修改; 保留意见” （注意使用英文符号），然后单击“ 关闭” 按钮（图2 ）。最后单击邮件编辑窗口中的“ 发送” 按钮，即可将此邮件发送给所有的收件人了。


 
图2   邮件选项
小提示：
默认情况下，Outlook 内置的投票功能比较简单，如果要进行个性化设置投票选项，只要在“ 使用投票按钮” 编辑栏中输入相应的投票内容，然后在不同的选项之间以英文半角分号“ ; ” 予以区分即可。
二、进行协同讨论
其他人收到进行协同讨论邮件时，在邮件发件人地址的下面会显示一个“ 请单击此信息栏并从菜单中选择一项来投票” 提示文字，单击此文字，即可弹出一个投票列表菜单，从中选择自己的意见，如“ 需修改” 选项（图3 ）。

图3    进行协同讨论
随之将弹出一个提示对话框（图4 ），可以选择直接发送投票结果或者进行编辑后再发送投票结果。比如选择“ 发送前编辑响应” 选项，就可以在弹出的邮件编辑窗口中，输入自己对销售方案的修改意见，然后单击“ 发送” 按钮，即可发送给邮件发起人。


图4    提示对话框
三、统计协同讨论结果
当销售计划方案讨论发起人收到所有参与人员的回复邮件后，从Outlook 的“ 已发送邮件” 文件夹中，打开原先发送的邮件，如前面的“ 关于2007 年度9 月份销售方案的讨论” ，单击工具栏上的“ 跟踪” 按钮，即可弹出一个关于投票跟踪结果的对话框。
在邮件底部的“ 答复总数” 信息栏中会显示所有的讨论结果，如“ 需修改1 ；同意0 ；反对0 ；保留意见0 ” 等，而且在下面的讨论结果列表中会显示每个收件人投票的详细内容。就此，我们通过Outlook 实现了协同讨论的目的。