在Excel2007中使用Access2007数据

如果数据保存在Access2007中，而要在Excel2007中使用这些数据有3种方法，如表1所示。

一、将Access2007数据复制到Excel中

可以从Access2007的数据表视图复制数据，然后再将数据粘贴到Excel工作表中。

（1）启动Access2007，然后打开包含要复制的纪录的表、查询或窗体。

（2）在“起始页”命令标签上的“视图”组中单击“视图”按钮，然后单击“数据表视图”命令，选择要复制的纪录。

注释：如果要选择特定列，在相邻的列标题之间拖动。

（3）在“起始页”命令标签上的“剪贴板”组中，单击“复制”按钮。

（4）启动Excel，然后打开要在其中粘贴数据的工作表。单击要显示的第一个字段名称的工作表区域的左上角。

注释：若要确保复制的纪录不替换现有纪录，确保工作表中单击的单元格的下方和右下方不存在数据。

（5）在“起始页”命令标签上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”按钮即可。

二、将Access2007数据导出到Excel

通过使用Access2007中的“导出向导”，可以将一个Access2007数据库对象（如表、查询或窗体）或视图中选择的纪录导出到Excel工作表中。执行导出操作时，可以保存详细信息以备将来使用，甚至还可以制定计划，让导出操作按指定时间间隔自动运行。

在Access2007中，“外部数据”命令标签——“导出”组——“Excel”按钮。打开“导出—Excel电子表格”对话框，如图所示。

图   选择文件格式和文件名

下面是需要将数据从Access2007导出到Excel的常见情形：

·不同部门或工作组在处理数据时候既使用Access也使用Excel。在Access2007数据库中存储数据，但使用Excel来分析数据和分发分析结果。小组目前在需要时将数据导出到Excel，但想让这个过程更加高效一些。

·多数时间都在使用Access，但经理更愿意在Excel中察看报表。要按固定时间间隔将数据复制到Excel中，但想自动完成这个过程以便节省自己的时间。

三、从Excel连接到Access2007数据

若要将可刷新的Access2007数据装入Excel中，可以创建一个列到Access2007数据库的连接，这个连接通常存储在Office数据连接文件（.odc）中，并检索表或查询中的所有数据。连接到Access2007数据的主要好处是：可以在Excel中定期分析这些数据，而不需要从Access2007反复复制或导出数据。连接到Access2007数据后，当原始Access2007数据库使用新信息更新时，还可以自动刷新（或更新）包含该数据库中数据的Excel工作薄。例如，可能想更新每个月分发的Excel预算摘要报表以使其包含当月数据。

（1）单击要存放Access2007数据库中的数据的单元格。

（2）在“数据”命令标签上的“获取外部数据”组中，单击“自Access”按钮。

（3）在“查找范围”下拉列表中，选择文件类型，找到并双击要连接的Access2007数据库。

（4）打开“选择表格”对话框，选择要导入的表，然后单击“确定”按钮。

（5）在“导入数据”对话框中，执行导入数据操作。

·在“选择数据显示方式”下，若要以表的形式察看数据，选择“表”。若要以数据透视表（数据透视表是一种交互的 交叉制表的Excel报表，用于对多种来源（包括Excel的外部数据）的数据（如数据库纪录）进行汇总和分析）的形式查看数据，选择“数据透视表”。若要以数据透视图（数据透视图报表是提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局）和数据透视表的形式查看数据，选择“数据透视图和数据透视表”

·或者单击“属性”为导入的数据设置刷新，格式和布局选项，然后单击“确定”按钮。

·在“数据的放置位置”下，若要将数据返回到选择的位置，单击“现有工作表”，若要将数据返回到新工作表的左上角，单击“新建工作表”。

（6）单击“确定”按钮，Excel将外部数据区域放在指定的位置。